Prozessoptimierung

Für jedes Problem eine Lösung: mehr Effizienz und Kosteneinsparungen durch Prozessoptimierung

Effiziente Prozesse um Kosten zu sparen

Alle lieben schlanke, effiziente Prozesse. Aber nur wenige haben sie. Da bilden interne Übersetzungsabteilungen keine Ausnahme. Dabei bietet der Übersetzungsbereich heute Potenzial für immense Einsparungen und Wertschöpfung – vorausgesetzt, man verfügt über das nötige Wissen. Dieses setzt sich aus technischer, sprachlicher und betriebswirtschaftlicher Expertise zusammen. MEINRAD begleitet auf dem Weg zur Next-Level Übersetzungsabteilung. 

Sie finden, Übersetzungen sind ein lästiges und kompliziertes Übel? Dann läuft vermutlich etwas nicht optimal. Und das ist nicht nur schade, es kostet auch richtig viel Geld. Im Übersetzungsprozess liegt großes Potenzial. Wer es nutzt, darf sich über Gewinne in Sachen Effizienz, Zeit, Qualität und Kosten freuen. Das gilt auch für interne Übersetzungsabteilungen. Wer hier genau hinschaut, kann oftmals Verbesserungspotenzial erkennen. 

Da ist Luft nach oben – die häufigsten Probleme 

Die Liste der ungenützten Potenziale im Zusammenhang mit Übersetzungen ist groß. Da wären zum Beispiel: 

  • nicht wiederverwendete Übersetzungen 
  • zeitraubende und fehleranfällige Copy-and-Paste-Tätigkeiten 
  • umständliche Arbeitsweisen im CAT-Tool 
  • fehlende Kostenkontrolle 
  • ungenutzte Einsparungspotenziale 
  • nichtvorhandenes Asset-Management 
  • unzureichendes Wissensmanagement 
  • fehlende Kommunikation innerhalb und zwischen den Abteilungen 

Was sind die Folgen dieser Probleme? Zumeist führen diese zu ineffizienten Arbeitsweisen und somit unnötigen Kosten. Umständliche Arbeitsweisen sorgen also nicht nur Frust unter den Mitarbeitern, sondern kosten tatsächlich bares Geld. Und das Tag ein und Tag aus. Da würde das Budget woanders doch viel mehr Mehrwert bringen. 

Anpacken und Kosten senken 

Für alle diese Probleme und Effizienzräuber gibt es Lösungen. Als erster Schritt empfiehlt sich ein 6D-Assessment. Damit kann der Status quo genau erfasst werden. Sind daraufhin Kennzahlen und Ziele definiert, können Maßnahmen erarbeitet und in verschiedenen Sprints sukzessive umgesetzt werden. Unterstützung gibt es in Form eines Interim Managers. Dieser hat die Ziele und den Fortschritt im Blick und hat stets ein Auge darauf, dass die Maßnahmen auch tatsächlich umgesetzt werden. Durch die Etablierung von konzernweiten Workflows kommt es zu einer einheitlichen Vorgehensweise im Unternehmen, Zeit- und Kostenverschwendung sind passé. Mit laufendem Reporting und regelmäßigen Check-ins wird der Erfolg der Maßnahmen sichtbar. Echtzeit-Einblicke in erzielte Einsparungen und Tätigkeiten im Bereich Übersetzungsmanagement sind jederzeit möglich – von der Entwicklung der Übersetzungskosten über die Wertsteigerung der Linguistic Assets (Termdatenbank, Translation Memory) bis hin zum Qualitätsmanagement.  

Größtmöglichen Nutzen aus modernen Technologien ziehen 

Zeigt das 6D-Assessment, dass Tools nicht effizient genutzt werden, sind Schulungen eine mögliche Lösung. Je besser Mitarbeiter ihr Werkzeug kennen, desto ökonomischer ist die Arbeit. Stellt sich hingegen heraus, dass die geeigneten Tools für ein effizientes Arbeiten noch gar nicht vorhanden sind, ist deren Einführung vielleicht ein Weg. Dabei könnte eine Mietlösung günstiger sein als der Kauf. So spart man sich Lizenzkosten. 

Saubere Datenbanken und nahtlose Anbindungen 

Ein wichtiges Element zur Kostensenkung stellen gepflegte Datenbanken dar. Deshalb heißt es im Zuge von Prozessoptimierungen sehr oft: Aufräumen und/oder bestehende Daten in Termdatenbanken oder Translation Memories zusammenführen. Vielfach existieren gar keine Termdatenbanken im Unternehmen, sondern die Begriffe werden in unüberschaubaren Excel-Dateien gespeichert oder gar von verschiedenen Abteilungen in Einzeldokumenten an unterschiedlichen Orten aufbewahrt.  
Als wahrer Zeitfresser und Fehlerteufel entpuppen sich Copy-and-Paste-Tätigkeiten. Um Datenverlust und Zeitverschwendung zu vermeiden, gibt es viele Möglichkeiten der nahtloser Integration Ihrer Systeme, sodass Inhalte effizient zur Übersetzung und wieder zurück ins System gebracht werden können.  

Sie sehen, Optimierungspotenziale gibt es an allen Ecken und Enden. Nutzen Sie sie! MEINRAD kennt die vielen kleinen und großen Steine, die das reibungslose Übersetzungsmanagement blockieren. Als Servicepartner sehen wir eine unserer Aufgaben darin, Ihnen Ihren Job so leicht wie möglich zu machen. Dazu gehört auch, umständliche Prozesse aufzuzeigen und eine effizientere Lösung zu finden. Wenn Sie also denken, es müsste eine praktikablere Methode geben, zeigen wir Ihnen, wie’s schnell(er) und einfach(er) geht. Schauen Sie sich gerne auf unsere Website um und kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Beratungsgespräch.

 

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Die im Text gewählten personenbezogenen Bezeichnungen sollen sich ausdrücklich auf alle Geschlechter in gleicher Weise beziehen. Soweit im Text die männliche Form gewählt wurde, geschah dies aufgrund der besseren Lesbarkeit. Hintergründe zu unserer Entscheidung finden Sie in unserem Artikel So lebt MEINRAD das Thema Gleichberechtigung und gendergerechte Sprache.

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