Die Formatierung der Texte, die Sie an Ihren Übersetzungspartner übergeben, ist ein effektiver Hebel zur Steuerung der Kosten. Unsauber formatierte Ausgangstexte können für Sie als auftraggebende Person Nachteile mit sich bringen, denn der zusätzliche Arbeitsaufwand kann die Kosten einer Übersetzung beträchtlich erhöhen und den Start der Übersetzung verzögern. Übersetzungsfreundlich formatierte Ausgangsdokumente hingegen tragen zu einem schnellen und reibungslosen Übersetzungsprozess bei.
Wieso ist die Formatierung des Ausgangstextes wichtig für den Übersetzungsprozess?
Jedes professionelle Übersetzungsbüro arbeitet heutzutage mit einer Übersetzungssoftware, auch CAT-Tool (kurz für Computer Aided Translation) genannt, in welche die zu übersetzenden Texte importiert werden. Beim Import wird der Text segmentiert, das heißt, der Ausgangstext wird in einzelne Segmente (zumeist Sätze) unterteilt, die dann zusammen mit der korrekten Übersetzung in der Datenbank gespeichert werden.
Für einen reibungslosen Import und eine fehlerfreie Segmentierung des Ausgangstextes ist es nun wichtig, dass dieser sauber formatiert ist. Nur dann können in weiterer Folge alle praktischen Funktionen der Übersetzungssoftware optimal genutzt werden, wie etwa der Export der übersetzten Texte in das ursprüngliche Dateiformat. Was das bedeutet? Das heißt, dass Ihr Übersetzungsbüro mit sauber formatierten Texten ohne großen Aufwand die Übersetzung gleich formatiert wie im Ausgangsdokument wieder zurückliefern kann. Das wiederum bedeutet, dass im Idealfall weder Sie selbst Zeit in die Nachbearbeitung investieren müssen, noch Kosten beim Übersetzungsbüro für Desktop-Publishing – also die entsprechende Aufbereitung – anfallen.
Wie lassen sich mithilfe von Formatierung Kosteneinsparungen lukrieren?
Nachfolgend finden Sie je nach Dateityp fünf wertvolle Tipps, wie Sie Ausgangsdokumente übersetzungsgerecht formatieren und somit Zeit und Geld sparen können:
1. PDF-Dateien
PDF-Dateien, die mit einem Layout- und Satzprogramm wie etwa Microsoft Word oder Adobe InDesign erstellt wurden, sind für gewöhnlich bereits übersetzungsfreundlich. Noch günstiger ist es allerdings, die Dokumente im Originalformat zur Übersetzung zu schicken, denn bei PDF-Dokumenten kommt es immer wieder zu unerwünschten Zeilenumbrüchen und somit zu falschen Segmentierungen. Außerdem ist die Formatierung eines PDF-Dokuments üblicherweise aufwendiger als die Formatierung des Originaldokuments.
Besonders aufwendig kann sich der Übersetzungsprozess bei eingescannten Dokumenten gestalten. Diese müssen vor der Übersetzung (und meistens bereits vor der Erstellung eines Angebots) mit einer OCR-Software (kurz für Optical Character Recognition) maschinenlesbar gemacht werden. Abhängig von der Qualität des Scans kann dies einen beträchtlichen Arbeitsaufwand verursachen und somit die Kosten erhöhen.
TIPP: Schicken Sie schon bei Angebotsanfrage die Originaldateien mit, aus denen die PDFs erstellt wurden. Falls die Originaldokumente nicht verfügbar sind, gibt es verschiedene Möglichkeiten, PDFs selbst in Word- oder Excel-Dateien umzuwandeln und sie entsprechend für die Übersetzung vorzubereiten.
2. Word
Denken Sie beim Erstellen eines Word-Dokumentes daran, dass der übersetzte Text unter Umständen in der Zielsprache länger oder kürzer sein kann als in der Ausgangssprache. Bei einer Übersetzung vom Englischen ins Deutsche ist beispielsweise mit ca. 25 % mehr Wörtern zu rechnen. Bei einer Übersetzung vom Deutschen ins Chinesische wiederum mit einem ca. 60 % kürzeren Text. Je nach Sprachkombination werden diese Längenunterschiede oft unschön sichtbar, etwa durch willkürlich gesetzte Zeilenumbrüche und zu kleine Textfelder.
TIPP 1: Löschen Sie willkürliche Zeilenumbrüche. Sie können diese einfach mit der Funktion „Suchen und Ersetzen“ entfernen.
TIPP 2: Wenn Sie Textfelder verwenden müssen, achten Sie darauf, dass diese groß genug sind für eine längere Übersetzung, und dass auch eine kürzere Übersetzung im Textfeld nicht die Optik verderben würde.
3. Excel
Auch in Excel-Dateien kommt es häufig vor, dass Textabschnitte beim Import ins CAT-Tool falsch getrennt werden. Daher ist es wichtig, dass Überschriften nicht in derselben Zelle wie der Fließtext stehen oder über mehrere Zellen verteilt sind. Aufzählungspunkte sollten ebenfalls jeweils in einer eigenen Zelle stehen.
4. InDesign
Sauber formatierte InDesign-Dokumente sparen Ihrer Grafikabteilung viel Arbeit, da der übersetzte Text nicht neu ausgerichtet werden muss. Jedoch können Unachtsamkeiten beim Formatieren auch hier schnell zu Segmentierungsproblemen führen. Es ist deshalb empfehlenswert, bereits bei der Erstellung eines Dokumentes eine mögliche Textausdehnung in der Übersetzung einzuplanen und dementsprechend genügend Platz zu schaffen – vor allem dann, wenn die Ausgangssprache nicht Deutsch ist.
TIPP 1: Stellen Sie sicher, dass alle Textsegmente in Textfeldern platziert sind, damit ganze Sätze nicht willkürlich durch Zeilenumbrüche getrennt werden.
TIPP 2: Machen Sie die Textfelder groß genug für eventuelle Textausdehnungen der Übersetzung.
5. Website-Texte
Das Kopieren von Website-Texten in Word-Dokumente ist nicht nur zeitaufwendig sondern auch fehlerträchtig, aber zum Glück heute so gut wie obsolet. Moderne Übersetzungstools unterstützen Dateiformate wie XML, SGML und HTML, und für viele Content-Management-Systeme gibt es eigene Plugins, z.B. WPML, für die einfache Handhabung der Website-Lokalisierung.
TIPP: Lassen Sie sich von Ihrem Übersetzungspartner über die effizienteste und kostengünstigste Methode für die Lokalisierung Ihrer Website beraten.
➔ Hier erfahren Sie mehr über Website-Lokalisierung
Zusammengefasst: Das Einsparungspotenzial bei der Formatierung von Ausgangstexten ist beträchtlich. Für die Optimierung von Übersetzungsprozessen hinsichtlich Zeit und Kosten ist das Ausgangsdokument ausschlaggebend. Es lohnt sich, bereits bei der Erstellung von Texten an die Übersetzung zu denken. So kann aufwendiges Nacharbeiten auf Seiten des Übersetzungsbüros vermieden werden.
Die im Text gewählten personenbezogenen Bezeichnungen sollen sich ausdrücklich auf alle Geschlechter in gleicher Weise beziehen. Soweit im Text die männliche Form gewählt wurde, geschah dies aufgrund der besseren Lesbarkeit. Hintergründe zu unserer Entscheidung finden Sie in unserem Artikel So lebt MEINRAD das Thema Gleichberechtigung und gendergerechte Sprache.
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