Das international tätige Medizintechnikunternehmen MED-EL und MEINRAD verbindet eine langjährige Zusammenarbeit: MEINRAD unterstützt MED-EL seit 2013 als Übersetzungspartner. Die Labelling-Abteilung ist eine der vielen Abteilungen von MED-EL, die tagtäglich mit Übersetzungen zu tun haben. Wir haben bei ihnen nachgeforscht und mehr über den Alltag in der Abteilung sowie die Herausforderungen im Übersetzungsmanagement – vor allem in Bezug auf die MDR – erfahren. Wenn Sie mehr darüber rausfinden möchten, lesen Sie gerne weiter!
Bitte erzählt uns etwas über eure tägliche Arbeit im Labelling-Department. Wie sieht bei euch ein typischer Arbeitsalltag aus?
Zu Tagesbeginn werden erst mal neue Mails bearbeitet und überprüft, ob es neue Übersetzungsanfragen oder Rückfragen zu laufenden Projekten gibt und diese beantwortet. Je nachdem, welche Anfragen eingetroffen sind, werden dann Übersetzungsdateien von den Grafikern angefordert und neue Projekte in memoQ aufgesetzt und vorbereitet.
Sofern Deutsch eine der benötigten Zielsprachen ist, machen wir die deutsche Übersetzung im internen Übersetzungs-Team bereits vor der Auftragsvergabe an MEINRAD, da bei dieser Übersetzung eventuelle Unklarheiten für die Übersetzer auffallen und entweder gleich geklärt oder bei Auftragserteilung erläutert werden können. Im Anschluss erfolgt die Auftragsvergabe an MEINRAD.
Sobald alle Übersetzungen an uns geliefert wurden, machen wir einen QA-Check auf unserer Seite, um zu sehen, ob sich gleich Rückfragen an MEINRAD ergeben und stellen diese gegebenenfalls. Wenn alle Rückfragen beantwortet sind, werden die Übersetzungen an das Grafikteam weitergegeben: Sie erstellen dann ein Layout, die Hefte werden gedruckt und nochmal auf Papier korrekturgelesen. Dabei ist ganz wichtig, dass das Korrekturlesen – ganz im Sinne des Vier-Augen-Prinzips – ein anderer Kollege übernimmt.
Zum Schluss werden die Übersetzungen in unserer Quality-Management-Software eingereicht. Nicht zu vergessen: Wichtig sind auch unsere obligatorischen Kaffee- und Mittagspausen, um kurz den Kopf freizubekommen und sich dann wieder fokussiert um die laufenden Projekte kümmern zu können!
Stichwort „Quality Management“: Hat sich eurer Meinung nach mit der Einführung der MDR seit 2022 etwas an eurer Arbeit verändert?
An unserer tatsächlichen Arbeit und Herangehensweise hat sich nichts geändert. Jedoch war bzw. ist der Aufwand, alle unsere Produkte und eben die dazugehörige Begleitdokumentation der MDR-Richtlinie entsprechend anzupassen, schon enorm. Die Umstellung auf die MDR musste für jedes Produkt und die entsprechende technische Dokumentation sowie deren Übersetzungen genau geplant und zwischen Abteilungen abgestimmt werden. Wir mussten (und müssen immer noch) strikte Deadlines einhalten, um unsere Produkte am Markt behalten zu können. Das setzt natürlich alle Beteiligten – gelinde gesagt – etwas unter Druck.
Welche Herausforderungen birgt die MDR für euch in Bezug auf den Umgang mit Übersetzungen?
Eine der größten Herausforderungen, die die MDR mit sich bringt, ist die Einhaltung der strikten Deadlines, die für die Übersetzung der vielen Texte erforderlich sind. Das Volumen der zu übersetzenden Texte ist gestiegen, und gleichzeitig werden Übersetzungen in mehr Sprachen als vor der MDR verlangt. Es müssen nun mehr Texte, die unter die Kategorie „Labelling“ (sprich: Produktkennzeichnung) fallen, in allen EU-Sprachen zur Verfügung gestellt werden. Das bedeutet, dass sich das Sprachportfolio für viele Produkte erweitert hat, was mit zusätzlichem Aufwand verbunden ist.
Die termingerechte Abwicklung dieser Projekte war und ist nicht einfach. Hier ist eine ausgezeichnete Kommunikation sowohl bei uns im Team als auch mit den Projektmanagern bei MEINRAD essenziell.
Welche Rolle spielen für euch der Preis und die Zeit beim Übersetzungseinkauf?
Wie bei jedem Produkt und jeder Dienstleistung sind Preis und Zeit entscheidende Faktoren. Gleichzeitig muss die Qualität des Endproduktes – in unserem Falle der fertiggestellten Übersetzungen – auf jeden Fall gewährleistet sein. Wir haben hohe Ansprüche an die Qualität unserer Übersetzungen und sind davon überzeugt, dass gute Arbeit entsprechend entlohnt werden soll. Durch die transparente Preispolitik und ein übersichtlich gestaltetes Portal für die Auftragsabwicklung seitens MEINRAD können wir stets den Überblick über unsere Projekte behalten. Bei einem stetig wachsenden Portfolio von mittlerweile über 30 Zielsprachen sind im Rahmen unserer Projekte zahlreiche Sprachdienstleister und Projektmanager involviert, auf deren Expertise und effizientes Zusammenspiel wir nun schon seit mehreren Jahren zählen können. Je nach Projekt können wir manchmal großzügige Lieferfristen für die Fertigstellung ansetzen, in anderen Fällen ist eine schnelle Umsetzung von Projekten notwendig. Auch in dieser Hinsicht hat das Team von MEINRAD bis jetzt immer überzeugende Lösungen für alle Beteiligten gefunden.
Was ist bei Labelling-Übersetzungen besonders herausfordernd, und worauf muss speziell Wert gelegt werden?
Da wäre zum einen die Einheitlichkeit: Vor allem bei Fachtermini ist es sehr wichtig, diese stets einheitlich zu übersetzen. Dabei sind Termdatenbank-Einträge besonders nützlich! Dann gibt es noch die rechtliche Konformität: Es muss im Fall mancher Länder und der dazugehörigen Sprachen besonders darauf geachtet werden, dass die übersetzten Bezeichnungen von Produkten mit der auf dem Zulassungszertifikat angeführten Benennung übereinstimmen.
Wieso ist für euch ein zentraler Übersetzungseinkauf bei einem Dienstleister wichtig?
Beauftragt man einen einzelnen Dienstleister mit den Übersetzungen, hat man eindeutig den Vorteil von Stammübersetzern, die nach einiger Zeit mit unseren Produkten sehr vertraut sind. Ebenso gibt es einen verringerten Projektmanagementaufwand, da wir als Kunde in den meisten Fällen nur mit einem Dienstleister kommunizieren müssen statt mit 30!
Ebenso ist die Konsistenz bei Übersetzungen gewährleistet: Sprachliche und stilistische Konsistenz sind qualitätssteigernd – und eigentlich alternativlos, wenn man qualitativ hochwertige Produkte liefern möchte. Aber nicht nur bei Übersetzungen ist Konsistenz von großer Wichtigkeit, sondern auch konsistente Arbeitsabläufen haben ihren Vorteil inne. Die Stammübersetzer kennen unsere Arbeitsweise, wissen worauf sie achten müssen und wie sie Termini und Kommentare von uns zu händeln haben und kennen auch eventuell gegebene Spezifika in den jeweiligen Sprachen.
Auch die Projektmanager bei MEINRAD kennen unsere Arbeitsweise, und wir sind mit der Kommunikation sehr zufrieden. Das Vertrauen auf hochwertige Ergebnisse ist vorhanden, und persönliche Treffen sowie der Austausch zu diversen Themen und gegenseitiges Feedback unterstützen darüber hinaus die qualitativ hochwertige Zusammenarbeit. Da MEINRAD all unsere Übersetzungsprojekte abwickeln kann, gibt es schlichtweg keinen Grund für einen zweiten Dienstleister.
Welche Vorteile seht ihr in Bezug auf die interne Revision einer Übersetzung, die durch MEINRAD angefertigt wurde (In-Country-Reviews)?
Der große Vorteil ist, dass gewisse Begriffe auf ihre tatsächliche Verwendung in dem jeweiligen Land geprüft werden (können). Aufgrund unseres Zeitdrucks machen wir aber eher selten In-Country-Reviews. Wenn wir aber Feedback aus dem Feld bekommen, wird dieses an MEINRAD weitergeleitet und mit den Übersetzern und Revisoren noch einmal besprochen. Die Termini, auf die man sich geeinigt hat, werden mit einem Kommentar in unserer Termdatenbank gespeichert. So ist sofort ersichtlich, dass über einen Terminus bereits diskutiert wurde und dieser so zu verwenden ist.
Welche Vorteile birgt für euch das Arbeiten in einem CAT-Tool (memoQ)?
Nun, schlichtweg alle! Ohne ein CAT-Tool wäre unsere Arbeit nicht möglich. Wir verwalten alle Übersetzungsprojekte an einem Ort und jeder im Team hat auf alle Projekte Zugriff und kann im Notfall auch mal einspringen, um an einem Projekt eines Kollegen weiterzuarbeiten. Wir vergeben die Aufträge an MEINRAD direkt in memoQ, und abgeschlossene Übersetzungen werden wieder dorthin „geliefert“. Es erfolgt nur in Ausnahmefällen ein Austausch von Dateien über andere Wege (wie z. B. über OneDrive). Ein weiterer, sehr wichtiger Vorteil ist die Verwendung von Termdatenbanken und Translation Memorys, welche für jedes neue Projekt und auch abteilungsübergreifend wiederverwendet werden.
Stichwort Termdatenbank: Inwiefern ist Terminologiemanagement für euch ein essenzieller Bestandteil von qualitativen Übersetzungen?
Ohne funktionierendes Terminologiemanagement ist es ab einem gewissen Umfang nahezu unmöglich, einheitliche Übersetzungen firmenweit zu garantieren. Die Vielzahl an Produkten und unterschiedlichen Medien sowie die Anzahl an Mitarbeitern stellt uns diesbezüglich vor große Herausforderungen. Deshalb handelt es sich auch um eine wichtige Thematik, die entsprechend sorgfältig behandelt werden muss.
Klingt ganz schön aufwendig: Wie seid ihr an dieses Thema herangegangen?
Zuallererst galt (und gilt) es natürlich Bewusstsein zu schaffen, dass es sich um ein Problem handelt, das angegangen werden muss. Die Gründung eines abteilungsübergreifenden Terminologie-Teams war dann ein weiterer wichtiger Schritt in die richtige Richtung. MEINRAD half mit und plante teilweise die weitere Vorgehensweise. Da bereits viele Übersetzungen existierten, wurde daraus bestehende Terminologie extrahiert, mit fehlenden Termini ergänzt und so als Termdatenbank aufgesetzt, mit deren Hilfe in weiterer Folge auch bestehende Translation Memorys bereinigt werden können.
Zum Abschluss: Habt ihr noch Feedback für MEINRAD?
Die Zusammenarbeit mit MEINRAD funktioniert sehr gut, und die Kommunikation mit euch ist super! Eure Projektmanager reagieren stets sehr schnell auf An- und Rückfragen. MEINRADs Expertise bei Fragen in Bezug auf Terminologiemanagement und manchmal aufkommende technische Fragen war schon des Öfteren hilfreich, und wir fühlen uns bei euch generell sehr gut aufgehoben mit unseren Übersetzungsprojekten. Nach einigen Jahren qualitativ hochwertiger Zusammenarbeit können wir jedenfalls sagen, dass wir großes Vertrauen in MEINRADs Arbeit haben und die Zusammenarbeit ausgezeichnet funktioniert.
Vielen Dank für das Interview!
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