Übersetzungseinkauf

Drum prüfe, wer sich bindet – warum Sorg­falt bei der Aus­wahl von Dienst­leistern essent­iell ist

Dienstleister

Die Zusammen­arbeit mit ex­ternen Dienst­leistern ist für ein Übersetzungs­büro un­erlässlich. Bevor MEINRAD neue Dienst­leister mit Auf­trägen betraut, werden diese in einem mehrstufigen Prozess genau unter die Lupe ge­nommen. Denn nur so ent­wickeln sich lang­fristige Geschäfts­partner­schaften mit Vor­teilen für alle Seiten.

Die wichtige Aufgabe des Vendor Relations Managements

Damit ein Übersetzungsbüro hochqualitative Übersetzungen in sämtlichen Sprachen und in den verschiedensten Fachgebieten anbieten und für seine Kunden Stammübersetzer aufbauen kann, ist die enge Zusammenarbeit mit vielen Experten unverzichtbar. Und diese Experten sind die freiberuflichen Übersetzer.

Doch aus einer Vielzahl an potentiellen Kandidaten auf der ganzen Welt die geeigneten Dienstleister auszuwählen, ist nicht so einfach, wie es auf den ersten Blick scheinen mag. Denn nicht jeder, der zwei Sprachen spricht, ist automatisch dafür geeignet, Texte zu übersetzen. Darüber hinaus bietet die Anonymität des Internets auf der einen Seite zwar viele Vorteile, öffnet andererseits jedoch auch unseriösen Anbietern von Übersetzungen Tür und Tor. Ein aufwendiger und intensiver Recruiting-Prozess ist nötig, um die sprichwörtliche Spreu vom Weizen zu trennen. Und genau hier kommt das Vendor Relations Management (VRM) zum Einsatz.

Entscheidende Auswahlkriterien

Für die Auswahl externer Übersetzungsdienstleister gibt die ISO 17100:2015 eindeutige Richtlinien vor. Als zertifiziertes Übersetzungsbüro ist die Einhaltung dieser Vorgaben für MEINRAD selbstverständlich.

Konkret bedeutet das, dass ein geeigneter Übersetzer folgende Kriterien erfüllen muss:

  • Er muss ein anerkanntes Übersetzungsstudium abgeschlossen haben,
  • oder fünf Jahre vollzeitige Berufserfahrung auf dem Gebiet des Übersetzens vorweisen können,
  • oder ein anderes Studium an einer Hochschule absolviert und zwei Jahre in Vollzeit übersetzt haben.

Darüber hinaus achtet MEINRAD verstärkt auf Kenntnisse im jeweiligen Fachgebiet und die Verwendung sowie den effektiven Umgang mit CAT-Tools (in unserem Fall memoQ). Denn ebenso wichtig wie die linguistischen Fähigkeiten sind Software-Kenntnisse. Nur, wenn ein Dienstleister sein Werkzeug gut und richtig nutzt, sind effizientes Arbeiten und ein optimales Endprodukt gewährleistet. 
Neben diesen formalen Kriterien liegt uns jedoch vor allem die menschliche, bzw. persönliche Komponente am Herzen. Gemeinsame Werte, die gleiche Arbeitsmoral und ehrliches Interesse aneinander sind wesentliche Bestandteile einer langen und erfolgreichen Zusammenarbeit.

Großer Pool an Dienstleistern

MEINRAD arbeitet mit zahlreichen Dienstleistern aus der ganzen Welt zusammen – mit vielen sogar schon seit der Gründung des Unternehmens. Zwangsläufig gibt es Sprachen, die seltener benötigt werden als andere. Wir versuchen, einen ausreichend großen Pool an Dienstleistern zur Verfügung zu stellen, um Engpässe zu vermeiden und alle Übersetzungsaufträge abwickeln zu können. Idealerweise sind in diesem Pool nicht endlos viele Übersetzer, sondern so viele, dass jeder von ihnen auch tatsächlich Aufträge erhält. Durch vorausschauende Suche und eine gute Planung stehen für den Großteil der angefragten Übersetzungen Freelancer parat. Dennoch kann es mitunter vorkommen, dass schnell ein neuer Dienstleister gefunden werden muss – zum Beispiel, wenn eine Übersetzung in eine exotische Sprache gewünscht wird. Dann macht sich das VRM-Team sofort auf die Suche nach einem qualifizierten Dienstleister.

Mehrstufiger Bewerbungszyklus

Um die fachliche und menschliche Eignung potentieller neuer Dienstleister zu erkennen, hat das Vendor Relations Management von MEINRAD einen mehrstufigen Recruiting-Prozess etabliert. Wenn Bedarf an neuen Dienstleistern besteht, sind verschiedene Plattformen im Internet und Berufsverbände gute Anlaufstellen für die Suche. Gerne nutzen wir auch Empfehlungen von bestehenden Übersetzern.

Als erster Schritt erfolgt die Prüfung der formalen Kriterien im Lebenslauf. Wenn der Übersetzer die Vorgaben erfüllt und einen guten ersten Eindruck hinterlässt, wird er vom VRM-Team kontaktiert. Im Idealfall ist auch der Übersetzer an einer langfristigen Zusammenarbeit interessiert. Dann wird er gebeten, sich im Vendor Portal anzumelden, wo er seine Daten angeben und Unterlagen hochladen kann. Diese werden im nächsten Schritt vom VRM-Team sorgsam auf Vollständigkeit geprüft. Zusätzlich wird eine Servicevereinbarung abgeschlossen, in der sich der Übersetzer unter anderem zu Verschwiegenheit verpflichtet.

Im persönlichen Gespräch gut zuhören und nachfragen

Um die Weichen für eine qualitative Zusammenarbeit zu stellen, ist ein persönliches Gespräch unerlässlich. Denn bevor MEINRAD mit jemandem zusammenarbeitet, möchten wir jeden unserer potentiellen Dienstleister persönlich kennenlernen. Durch Zuhören und gezieltes Nachfragen überprüfen die Vendor Relations Manager die Richtigkeit der im Lebenslauf angegebenen Punkte zu Ausbildung, Erfahrung sowie Sprachkenntnissen und klären die memoQ-Qualifikationen ab. Darüber hinaus finden auch die persönlichen Wünsche und Anforderungen der Dienstleister Berücksichtigung. Im persönlichen Gespräch ergibt sich, ob ein Übersetzer zu MEINRADs Unternehmensphilosophie passt. Auch scheinbar banale Dinge wie die Zeitzone, die Verfügbarkeit oder das Arbeitsvolumen sind wichtig für die Zusammenarbeit und werden im Gespräch abgeklärt.

Die nächsten Schritte im Bewerbungsprozess

Nach einem für beide Seiten erfolgreichen Gespräch, an dessen Ende der Entschluss zur Zusammenarbeit steht, wird der Dienstleister im Portal auf „aktiv“ gesetzt und die Projektmanager erhalten die relevanten Informationen. Bestenfalls bekommt der Dienstleister bereits kurze Zeit später seinen ersten Auftrag. Die anfänglichen Übersetzungen werden einem Qualitätscheck unterzogen und durch einen anderen Übersetzer auf Korrektheit, Vollständigkeit, stilistische Angemessenheit und terminologische Konsistenz überprüft. Neben einer internen Bewertung erhält der neue Dienstleister ein Feedback zu seiner Arbeit.

Und wozu diese Mühe?

Ziel ist es, Stammübersetzer für die Kunden aufzubauen. Das bedeutet, dass die Übersetzer zu Spezialisten für den jeweiligen Kunden werden. Der Vorteil daran ist, dass sich Stammübersetzer besser mit den Produkten der Kunden auskennen, die oft sehr spezifische Terminologie beherrschen und ein breites und umfassendes Wissen auf dem Gebiet vorweisen können. Insgesamt steigert dies maßgeblich die Qualität der Übersetzungen. Das ist sowohl für den Kunden, als auch für die Dienstleister selbst von Vorteil. Denn die Stammübersetzer erhalten nicht nur regelmäßig Aufträge, sondern werden mit der Zeit auch immer schneller, da der Rechercheaufwand durch das zunehmende Wissen stetig abnimmt. Immer wieder besuchen Übersetzer auch Kunden, um zum Beispiel durch Führungen ein noch besseres Verständnis von den unternehmensinternen Assets zu bekommen.

Stammübersetzer auswählen

Um für einen Kunden den passenden Stammübersetzer zu finden, gibt es mehrere Möglichkeiten. Eine davon sind Stilproben. So kann der Kunde entscheiden, welcher Stil zu seinen Dokumenten passt. Ansonsten wählt meist der Projektmanager aufgrund des Fachgebietes einen passenden Übersetzer aus. Dieser wird dann in der Regel fest dem jeweiligen Kunden zugeordnet. Teilweise sind MEINRADs Übersetzer schon seit 20 Jahren und länger als Stammübersetzer für denselben Kunden tätig. Das macht sie beinahe zu internen Mitarbeitern, so gut kennen sie sich mit den Unternehmen und Produkten aus.

Fazit: Der Aufwand lohnt sich

Der Aufwand des Vendor Relations Managements, um die besten Dienstleister zu finden und langfristig mit ihnen zusammenzuarbeiten, zahlt sich in jedem Fall aus. Denn neben dem Projektmanager steht und fällt die Qualität einer Übersetzung mit dem Dienstleister. 

 

Die im Text gewählten personenbezogenen Bezeichnungen sollen sich ausdrücklich auf alle Geschlechter in gleicher Weise beziehen. Soweit im Text die männliche Form gewählt wurde, geschah dies aufgrund der besseren Lesbarkeit. Hintergründe zu unserer Entscheidung finden Sie in unserem Artikel So lebt MEINRAD das Thema Gleichberechtigung und gendergerechte Sprache.