Das Geheimnis einer erfolgreichen Geschäftsbeziehung: Warum Vendor Relations Management essentiell ist

Eine Zusammenarbeit mit freiberuflichen Übersetzern gehört zum Arbeitsalltag der meisten Übersetzungsbüros. Damit das langfristig funktioniert – und idealerweise Stammübersetzer für Kunden aufgebaut werden – gibt es das Vendor Relations Management.

Langfristige Geschäftsbeziehungen entwickeln

Obwohl Übersetzungsbüros idealerweise In-House Übersetzer haben, ist es unrealistisch davon auszugehen, dass jeder Text intern übersetzt wird. Die verschiedensten Sprachkombinationen, Fachgebiete, Volumina und Deadlines machen eine ausschließlich interne Abwicklung der Projekte nahezu unmöglich. Deshalb arbeiten Übersetzungsagenturen eng mit freiberuflichen Übersetzern zusammen. Das Vendor Relations Management ist dabei die Schnittstelle zwischen Büro/Agentur und Freelancer. Das Ziel: Langfristige Geschäftsbeziehungen zwischen Agentur und Freelancern entwickeln und somit Stammübersetzer für Kunden aufbauen.

Doch wie kommt es zu langfristigen Geschäftsbeziehungen?
Wie jede menschliche Beziehung wird auch die Geschäftsbeziehung von drei wesentlichen Prinzipien beeinflusst: 

1)     Den Partner sorgfältig auswählen 

2)     Eine offene Kommunikation zwischen den Beteiligten pflegen 

3)     Auf Win-win-Situationen hinarbeiten

Und genau in diesen Bereichen kommt das Vendor Relations Management zum Einsatz.

1. Den Partner sorgfältig auswählen

Für die Auswahl externer Übersetzungsdienstleister gibt die ISO 17100:2015 ganz eindeutige Richtlinien. So muss der Übersetzer nach der ISO Norm folgende Kriterien erfüllen: 

• Er muss fünf Jahre vollzeitige Berufserfahrung auf dem Gebiet des Übersetzens mitbringen oder 
• einen anerkannten Abschluss einer Hochschule auf einem anderen Gebiet plus zwei Jahre vollzeitliche Berufserfahrung im Übersetzen vorweisen oder
• ein anerkanntes Übersetzungsstudium abgeschlossen haben. 

Zusätzlich sollte eine Übersetzungsagentur einen Nachweis der Berufserfahrung im jeweiligen Fachgebiet sowie Software-Kenntnisse für den effektiven Umgang mit CAT-Tools und Termdatenbanken einfordern. Man könnte es nun bei diesen Hard-Facts belassen. Nicht jedoch, wenn man auf Win-win-Situationen hinarbeitet. Dann sollte auf jeden Fall die Komponente Mensch mit einbezogen werden. Gemeinsame Werte, geteilte Arbeitsmoral und Interesse aneinander zeichnen eine erfolgreiche Zusammenarbeit aus. Um mehr über den Übersetzer zu erfahren, werden Fragen gestellt, wie beispielsweise:

• Wo liegt das persönliche Interesse?
• Wo liegen die fachlichen Stärken?
• Worauf legen Dienstleister in der Zusammenarbeit besonders wert? 
• Mit welchen Erwartungen wird die Zusammenarbeit eingegangen?

2. Eine offene Kommunikation zwischen den Beteiligten pflegen

Im Idealfall beginnt die enge Kommunikation zwischen Freiberufler und Agentur bereits vor dem ersten Auftrag – und zwar nicht nur über E-Mail. Denn nur durch Vorab-Gespräche können die oben definierten Fragen geklärt und so die Basis für eine langfristige Zusammenarbeit geschaffen werden. 

Ein weiterer Vorteil des persönlichen Gesprächs: Die Agentur kann auf die Interessen des Freiberuflers eingehen und diese bereits beim ersten Auftrag berücksichtigen. Denn Ziel ist es, durch eine offene und ehrliche Kommunikation Rahmenbedingungen zu schaffen, die für beide Parteien optimal sind. Um dies zu erreichen gilt für alle Beteiligten die Devise: Zuhören! Denn reden ist uns ein Bedürfnis, zuzuhören jedoch eine Kunst.

Offene Kommunikation sollte nicht wie ein Punkt auf einer Checkliste behandelt werden, hinter den irgendwann ein Häkchen gesetzt wird. Stattdessen sollten laufende Gespräche – ob über die Zusammenarbeit oder persönlicher Small Talk – ein ständiger Wegbegleiter sein. 

3. Auf Win-win-Situationen hinarbeiten

Kaum eine Gruppe von Akademikern oder Dienstleistern muss so hart um ihre Preise kämpfen wie Übersetzer. Der Tenor: Übersetzen kann ja ohnehin jeder und wenn nicht gibt es Google Translate! Diese Einstellung drückt ganz klar auf die Preise. Wer sich auf Billig-Anbieter verlässt, riskiert nicht nur ein schlechtes Ergebnis, sondern vernachlässigt darüber hinaus den Aspekt erfolgreicher Beziehungen: die Win-win-Situation. Denn wenn jede Partei in einer (Geschäfts-)Beziehung fair behandelt wird, entstehen Synergien, die weit über die Thematik der Bezahlung hinausgehen. Vertrauen, Flexibilität, Verständnis und Entgegenkommen beiderseits wird ermöglicht und es entwickeln sich zufriedene und loyale Geschäftspartner, die ebenso an Stabilität interessiert sind wie die Kunden der Übersetzungsagentur – eine Win-win-Situation! 

Wie hilft das Vendor Relations Management dabei? Wenn der Vendor Relations Manager in enger Zusammenarbeit mit den Projektmanagern und der Geschäftsführung faire Preise akzeptiert, Transparenz bei Projekten und eine ausgeglichene Auftragslage sowie regelmäßiges Feedback – in beide Richtungen – ermöglicht, so ist eine gute Basis für eine Win-win-Situation gelegt. 

Partnerschaftlich zum Erfolg 

Klar, wer zum schnellen Geld kommen möchte, kann auch auf billige Dienstleister und kurzfristige Zusammenarbeit setzen. Doch der Aufwand des Vendor Relations Managements zahlt sich in der erfolgreichen Partnerschaft zwischen Freiberufler und Agentur aus. Und ist eine Agentur wirklich Übersetzungspartner eines Unternehmens, so braucht es eine stabile Beziehung zu den Übersetzern – immerhin sind sie es, die das Kernstück unserer Arbeit liefern: Die Übersetzung!