Seit 2013 ist MEINRAD Übersetzungspartner von MED-EL. Doch auch bei technischem Support ist MEINRAD fester Ansprechpartner des Medizintechnikunternehmens mit Sitz in Innsbruck. Wie MED-EL und MEINRAD einen Workflow entwickelt haben, der für beide Seiten optimale Zeitersparnis und Ergebnisse liefert, erfahren Sie hier.
Übersetzungsprozess: Geht das nicht auch leichter?
Als MED-EL im Jahr 2013 einen neuen Übersetzungsanbieter gesucht hat, war das Ziel der Zusammenarbeit klar: Der neue Partner sollte vor allem zuverlässig sein, offen kommunizieren und auch vor Rückfragen keine Scheu haben, damit am Ende die Qualität stimmt. Mit diesem Auftrag startete Doris Wimmer, Marketing Managerin bei MED-EL, 2013 die Suche nach einem neuen Übersetzungsdienstleister – und traf bei der tekom Jahrestagung erstmals persönlich auf MEINRAD. Welche Aspekte MED-EL von MEINRAD überzeugten und wie die Zusammenarbeit im Detail aussieht, können Sie hier nachlesen.
Doch für eine optimale Zusammenarbeit machte sich schon bald noch ein weiterer Aspekt bemerkbar, der sich in den ersten Jahren der Kooperation zunehmend verstärkte: die Technik. „Als wir angefangen haben mit MEINRAD zu arbeiten, haben wir zunächst nur Übersetzer gesucht. Wir haben zuvor mit keinem Übersetzungstool gearbeitet und daher noch keine Unterstützung in technischen Belangen benötigt“, erinnert sich Doris Wimmer. Doch das sollte sich bald ändern – denn Copy-and-Paste und das Verschicken der Dateien via E-Mail sind fehleranfällig, umständlich und zeitaufwendig.
E-Mail-Chaos und umständliches Copy-and-Paste
Bisher hat das Medizintechnikunternehmen die zu übersetzenden Dateien per E-Mail verschickt. Bei zunehmendem Workload ist dieser Prozess jedoch zeitraubend und kostet oft zusätzliche Nerven.
Und das war nicht der einzige umständliche Aspekt in Sachen Technik. Doris Wimmer erklärt den ursprünglichen Arbeitsablauf wie folgt:
„Wir haben eine Website, die in X Sprachen übersetzt wird. Beim Übersetzungsprozess sind wir so vorgegangen:
- Wir hatten ein CMS-System, aus dem Dateien im XML oder HTML Format ausgespielt werden konnten.
- Um nun den Text in den Dateien zu übersetzen, hat ein Mitarbeiter aus dem Web-Team den zu übersetzenden Text aus dem XML-Code herauskopiert und in eine Excel-Tabelle eingefügt.
- Die Excel-Tabelle ist in die Übersetzung gegangen, und das Ganze ist dann zum Beispiel auf Vietnamesisch oder in einer anderen Sprache zurückgekommen.
- Schließlich hat der nicht Vietnamesisch sprechende Web-Designer jede einzelne Zeile wieder in den XML-Code zurückkopiert.“
Klingt aufwendig? War es auch: „Mal abgesehen davon, dass das fehleranfällig war, resultierte daraus ein immenser Zeitaufwand“, resümiert Frau Wimmer. Und der Aufwand wurde nicht weniger: Das wachsende Medizintechnikunternehmen übersetzt inzwischen zahlreiche Dokumente in bis zu 40 verschiedene Sprachen – mit Copy-and-Paste wäre das kaum zu bewältigen. Noch dazu kommen mögliche Probleme bei den verschiedenen Dateiformaten, denn diese sind mit gängigen Formaten wie Word oder Excel nicht zu vergleichen.
Copy-and-Paste war gestern, moderne Übersetzungstools sind heute
Doris Wimmer war selbst bereits als freie Übersetzerin tätig und wusste daher, dass das auch einfacher gehen kann. „Wir haben heute ein viel größeres Volumen an Übersetzungen und Copy-and-Paste im 21. Jahrhundert ergibt für große Textmengen einfach keinen Sinn.“
Ein CAT-Tool, also ein System für computergestützte Übersetzung (computer-aided translation), sollte Abhilfe schaffen und für mehr Effizienz beim Übersetzungsprozess von MED-EL sorgen. Die Anforderungen: Die Inhalte jedes beliebigen Dateiformats sollten so gefiltert und dargestellt werden können, dass nur noch der zu übersetzende Text zu sehen ist. Und jeder Mitarbeiter sollte die Datei problemlos öffnen können, unabhängig davon, was auf dem Rechner installiert ist.
Technische Unterstützung und Softwaretraining von MEINRAD
Als dann das neue CAT-Tool im Jahr 2015 eingeführt wurde, war die Lösung jedoch noch nicht perfekt. Wie so häufig, wenn etwas Neues Einzug findet, gab es erst einmal eine ganze Menge zu lernen. MED-EL stand vor der Herausforderung, das CAT-Tool auf die unternehmenseigenen Workflows und Anforderungen anzupassen, um die Prozesse so effizient und effektiv wie möglich zu gestalten.
„Sobald wir begannen, mit dem neuen System zu arbeiten, haben wir in technischen Belangen ganz viel Unterstützung von MEINRAD bekommen. Wir haben zusammen an einem Workflow gearbeitet, mit dem wir ideal zusammenarbeiten können.“
Dabei lieferte MEINRAD Tipps und Hilfestellungen in folgenden Bereichen:
- Persönliches Softwaretraining: Bei verschiedensten Konferenzen, wie der tekom, wurden jährlich im persönlichen Austausch aktuelle Entwicklungen und weitere Vorgehensweisen besprochen. Meinrad Reiterer und Lukas Reiterer waren darüber hinaus mehrfach bei MED-EL vor Ort, um persönlich alle relevanten Themen durchzugehen.
- Templates: Lukas Reiterer, Projektmanager und Ansprechpartner bei technischen Belangen, hat Templates für die Projekte mit dem neuen CAT-Tool eingerichtet, die individuell auf die Bedürfnisse von MED-EL zugeschnitten sind.
- Filtereinstellungen: Hierbei wurden sogenannte Skripte geschrieben, damit Webseiten-Texte besser im CAT-Tool verarbeitet werden können und somit die Übersetzer ein besseres Umgebungsfeld haben.
Keine „one fits all”-Lösung
Jeder Kunde bringt seine eigenen Herausforderungen mit – eine „one fits all“-Lösung gibt es daher nicht. Aus diesem Grund investieren sowohl Projektmanager als auch die Ansprechpartner in technischen Belangen bei MEINRAD viel Zeit, um maßgeschneiderte Lösungen für jeden Kunden zu finden. Als Medizinproduktehersteller unterliegt auch der Bereich Übersetzung bei MED-EL strengen Regulierungen.
„Durch die strengen Sicherheitsvorgaben waren einige der Bearbeitungsmöglichkeiten im Falle von MED-EL nicht möglich“, erklärt Lukas Reiterer. Durch intensiven Kontakt und Kommunikation (u. a. Kundenbesuche) hat Lukas an verschiedenen Alternativen gearbeitet, bis er die für MED-EL passende Lösung erarbeitet hat. Die größte Herausforderung lag in den hohen unternehmensspezifischen Anforderungen im IT-Bereich.
Optimierte Worfklowprozesse zwischen MEINRAD und MED-EL
Über die Zeit haben MEINRAD und MED-EL gemeinsam einen Workflow entwickelt und etabliert, wie Datenaustausch, Projektmanagement und Co. ideal ineinandergreifen und so ein effizientes Vorgehen auf beiden Seiten möglich ist. Viele Schritte, die ursprünglich von Hand erledigt wurden, funktionieren inzwischen automatisiert. Der automatisierte Übersetzungsprozess besteht daraus, dass das Projekt im neuen Tool aufgesetzt, automatisch dem Übersetzer zugeteilt und quasi wie durch Zauberhand an den internen Korrekturleser weitergeleitet wird – Copy-and-Paste und Mail-Chaos adé!
„Durch den technischen Support und die Tipps von MEINRAD haben wir die interne Produktivität enorm erhöhen können, wobei durch Standardisierungen gleichzeitig die Qualität unserer Texte gestiegen ist und wir heute mit denselben Ressourcen viel mehr Projekte umsetzen können“, fasst Doris Wimmer zusammen.
Kontinuierliche Weiterentwicklung
Mit dem Aufsetzen des neuen Tools ist die Arbeit jedoch noch lange nicht getan: Auch nach rund sieben Jahren der Zusammenarbeit ergeben sich immer wieder neue Herausforderungen, beispielsweise in Form neuer Dateiformate: „Wir sind sehr dankbar für die Unterstützung bei der Erstellung von Filtern und das Finden von Lösungen, wie wir die Daten technisch verarbeiten können, ohne dass der Übersetzungsworkflow unterbrochen wird.“ Denn die Weiterentwicklung läuft kontinuierlich weiter: „Die Lernkurve bricht nie ab. MEINRAD schaut immer, wie sie uns noch mehr weiterhelfen, die Prozesse noch weiter optimieren oder die Terminologie verbessern können. Es gibt eigentlich kein Thema im Übersetzungsbereich, bei dem sie uns nicht zur Seite stehen“, erklärt Doris Wimmer. „Und das ist ein ganz wichtiger Punkt für uns: Wir sind zu zweit, müssen aber ein paar hundert Übersetzungsprojekte im Jahr in ca. 40 Sprachen stemmen – wir wüssten nicht, wie wir das ohne einen verlässlichen Übersetzungspartner an unserer Seite tun sollten.“
Wir bedanken uns bei Doris Wimmer für das Gespräch und die Partnerschaft und freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit mit MED-EL.
Die im Text gewählten personenbezogenen Bezeichnungen sollen sich ausdrücklich auf alle Geschlechter in gleicher Weise beziehen. Soweit im Text die männliche Form gewählt wurde, geschah dies aufgrund der besseren Lesbarkeit. Hintergründe zu unserer Entscheidung finden Sie in unserem Artikel So lebt MEINRAD das Thema Gleichberechtigung und gendergerechte Sprache.
Titelbild: © MEINRAD
