Terminologiemanagement ist ein Wort, das Gänsehaut und Unwohlsein erzeugen kann, denn es wird oft mit den Worten „aufwändig, stressig und kompliziert” assoziiert. Doch das muss nicht sein! Wenn man es von Anfang an mit System angeht, kann Terminologiemanagement einfach und effizient gestaltet werden. Das erleichtert interne sowie externe Kommunikationsprozesse und hilft dabei, Zeit und Kosten zu sparen.
Für den Erfolg eines Unternehmens ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter und Abteilungen an einem Strang ziehen – auch auf sprachlicher Ebene. Dafür muss aber jedem klar sein, was unter bestimmten Begriffen und Produktbezeichnungen zu verstehen ist. Oft ist das aber nicht so. Jede Abteilung kocht gewissermaßen ihr eigenes Süppchen, sammelt Begriffe in eigenen Excel-Listen. Werden Produkte beispielsweise in den Marketingunterlagen, dem Produktkatalog und der Dokumentation unterschiedlich bezeichnet, kann das zusätzliche Kosten verursachen und im schlimmsten Fall zu lebensbedrohlichen Bedienungsfehlern führen.
Vor allem wenn viele Mitarbeiter an der Produkt- und Prozessentwicklung beteiligt sind, und Unternehmen Standorte in unterschiedlichen Ländern haben, entsteht schnell ein Dschungel aus Begriffen, E-Mails und Glossaren aus Excel-Sheets aus dem man nur schwer wieder herausfindet. Die Lösung heißt Terminologiemanagement! Und mit ein paar Tipps und den richtigen Tools ist Terminologiemanagement keine Mammutaufgabe.
Termdatenbanken - unternehmensspezifische Wörterbücher
Für den Anfang ist es wichtig, alle relevanten Begriffe gesammelt an einem Ort festzuhalten und zu verwalten. Webbasierte Termdatenbanken sind dafür bestens geeignet. Termdatenbanken sind unternehmensspezifische Wörterbücher, in denen alle Begriffe inklusive Zusatzinformationen wie Definitionen, Schreibweise oder Bilder eingetragen werden. Einmal in die Termbank eingepflegt, können alle Mitarbeiter darauf zugreifen und gleich von Anfang an die korrekte Terminologie verwenden. Dadurch wird in weiterer Folge auch die Zusammenarbeit mit externen Kunden und Dienstleistern erleichtert.
Kleine Kniffe, die Terminologiemanagement erleichtern
Es ist nie zu spät für Terminologiemanagement. Tatsache ist aber, je früher man damit beginnt, desto einfacher und effizienter ist der Prozess.
Werden Begriffe gleich zu Beginn der Produkt- oder Prozessentwicklung in die Termbank eingepflegt wird verhindert, dass der bereits angesprochene Dschungel aus Excel-Tabellen und ungeordneten Begriffslisten überhaupt erst entsteht.
Termdatenbanken bieten außerdem die Möglichkeit, Begriffe in mehreren Sprachen einzutragen. Werden Übersetzungen in Auftrag gegeben, kann das Unternehmen festlegen, welche Begriffe wie zu übersetzen sind. Alternativ kann auch vereinbart werden, dass die Übersetzer selbst die korrekten fremdsprachigen Entsprechungen in die Termbank hinzufügen.
Was des Poeten Freud ist des Sprachdienstleisters Leid
Übersetzungen von Poesie und Literatur leben von bunten und vielfältigen Ausdrücken.
Bei der Übersetzung von Bedienungshandbüchern, Verträgen oder Maschinenbeschreibung jedoch sind Präzision und Einheitlichkeit das A und O. Damit Übersetzungen korrekt und konsistent sind, muss aber bereits Klarheit bezüglich der Terminologie des Ausgangstextes herrschen. Denn Recherchearbeit oder Rückfragen bei Unklarheiten oder inkonsistenter Terminologie erschwert die Übersetzungsarbeit und ist zeit- und kostenintensiv.
Stellt ein Unternehmen eine Termdatenbank bereit erleichtert das die Arbeit von Übersetzern enorm. Durch das Einpflegen der Übersetzungen in die Termbank kann die Uniformität der Übersetzungen auch auf lange Sicht sichergestellt werden.
Pflege von Termdatenbanken
Damit die erstellten Termbanken nicht im Laufe der Zeit von „terminologischem Unkraut“ überwuchert werden, sollten sie regelmäßig gepflegt werden. Werden Produktlinien eingestellt oder neue eingeführt, müssen auch die Datenbankeinträge dementsprechend angepasst werden. Auch doppelte Einträge oder Synonyme sollten regelmäßig bereinigt werden, damit alle Beteiligten wissen, welche Begriffe nun zu verwenden sind. Denn wenn für einen Begriff erst wieder fünf mögliche Übersetzungen existieren, ist die Unklarheit beim Übersetzer genauso groß, wie ohne Termdatenbank.
Die Wartung und Pflege einer Terminologiedatenbank ist ein überschaubarer, laufender Aufwand. Moderne, webbasierte Tools machen das Arbeiten bequem und einfach. Via Browser kann auf einige Terminologiedatenbanksysteme online zugegriffen werden. Somit können mehrere Mitarbeiter, auch aus unterschiedlichen Niederlassungen, und/oder Übersetzer auf die Termbanken zugreifen, Begriffe überarbeiten oder ändern, wodurch die Termdatenbanken aktuell bleiben.
Die im Text gewählten personenbezogenen Bezeichnungen sollen sich ausdrücklich auf alle Geschlechter in gleicher Weise beziehen. Soweit im Text die männliche Form gewählt wurde, geschah dies aufgrund der besseren Lesbarkeit. Hintergründe zu unserer Entscheidung finden Sie in unserem Artikel So lebt MEINRAD das Thema Gleichberechtigung und gendergerechte Sprache.
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