Prozessoptimierung

Prozessoptimierung und Konnektivität: Das stille Fädenziehen im Hintergrund

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Nicht automatisierte Prozesse, händische Arbeitsschritte und technische Herausforderungen der Bedarf an nahtlosen Anbindungen, sprich Konnektivität, in der Übersetzungsbranche ist groß. Aus diesem Grund arbeiten die Localization Engineers bei MEINRAD im Hintergrund an verbesserten Abläufen und automatisierten Prozessen. Das Ziel: Ein optimierter Prozess von der Übertragung der Daten über die Übersetzungssysteme bis hin zur Kommunikation mit den Kunden.

Der Weg vom Originaltext zur Übersetzung ist oft komplizierter als es auf den ersten Blick scheint. Denn vor allem nicht automatisierte Prozesse sowie komplexe Systeme und Anforderungen sorgen für technische Herausforderungen, die den gesamten Übersetzungsprozess begleiten. Damit die Übersetzung möglichst reibungslos abläuft, gibt es bei MEINRAD das Team Localization Engineering. Dieses Team sorgt im Hintergrund dafür, dass technische Herausforderungen bewältigt und Prozesse kontinuierlich verbessert werden. Denn ein optimierter Ablauf und möglichst automatisierte Verbindungen sowie Prozesse entlasten Projektmanager, Übersetzer und letztendlich auch den Kunden. Der Bedarf an Konnektivität ist demnach groß – doch wie genau wird dies bei MEINRAD umgesetzt?

Von händischen Schritten hin zu automatisierten Prozessen

Der Optimalfall wäre ein Projektablauf

  • bei dem das digitale Format des Originaltextes mit dem der gängigen Übersetzungssysteme kompatibel ist,
  • die Übersetzung ohne technische Herausforderungen abläuft und
  • die generierte Übersetzung anschließend ganz einfach wieder in das Ausgangssystem des Kunden integriert werden kann.

Doch in der Realität ist der Prozess meist deutlich komplexer. Denn jeder Kunde nutzt ein einzigartiges System mit individuellen Anforderungen. Und genau hier ist oft der Knackpunkt: Kaum ein Programm ermöglicht es, die verschiedenen Systeme direkt zu verknüpfen und Inhalte verschiedener Formate automatisiert von einem System in das andere zu übertragen. Damit der Kunde seinen Text dennoch im gewünschten Format zurückerhält und ihn problemlos in das eigene System einpflegen kann, gibt es das Team der Localization Engineers. Es ist dafür zuständig, die Dateien entsprechend vor- und nachzubereiten. Dies kann von Kunde zu Kunde variieren. Je nach Anwendungsfall müssen die Applikationen an die spezifischen Kundenanforderungen adaptiert werden.

Vor allem komplexe Aufgaben verdeutlichen, dass es hier technischen Aufholbedarf gibt: Zum Beispiel wenn die Übersetzung eines Textes in 30 Sprachen 30 Mal so lange dauert wie die Übersetzung eines Textes in eine Sprache. Das bedeutet, dass einige Schritte immer wieder wiederholt werden müssen – ein Arbeitsaufwand, der durch einen automatisierten Prozess eingespart werden könnte. MEINRAD erkennt Probleme dieser Art und die Localization Engineers arbeiten an einer optimierten Lösung. Denn ein automatisierter Prozess ist weniger fehleranfällig und bedeutet letztendlich häufig wertvolle Zeit- und Arbeitsersparnis für das Team und den Kunden.

Von vornherein die Augen offen halten

Konnektivität beginnt meist noch vor dem eigentlichen Übersetzungsprozess. Viele Kunden wissen am Anfang oft nicht, welche Optionen es gibt und was das System, mit dem sie arbeiten, alles kann. Jeder Kunde hat unterschiedliche Systemlösungen, Anforderungen und Bedürfnisse. Die Aufgabe des Übersetzungspartners ist es daher, in einem Beratungsgespräch herauszufinden, wie der Prozess von Beginn an für jeden Kunden individuell optimal gestaltet werden kann. Erst durch die Absprache mit dem Kunden kann die Arbeitsweise von vornherein bestmöglich abgestimmt werden.

Kontinuierliche Verbesserung der Programme

Die beiden wichtigsten Programme bei MEINRAD sind zum einen das Projektmanagementtool XTRF und zum anderen das CAT-Tool (Computer Aided Translation-Tool) memoQ. Doch auch Computerprogramme stoßen an ihre Grenzen – und behindern damit oftmals einen reibungslosen Arbeitsablauf. Das sind die typischen Herausforderungen, bei denen der Localization Engineer zum Einsatz kommt. Was für den Kunden oft kaum sichtbar ist, sind die technischen Feinschliffe und Entwicklungen im Hintergrund. Dabei kann es beispielsweise darum gehen, die richtigen Werkzeuge für sogenannte CMS (Content Management System)-Anbindungen zu finden. Mit vielen Adaptern können nur ein oder zwei CMS-Systeme verwendet werden – von mehreren hundert. Für eine reibungslose Verbindung und einen optimierten Prozess wäre ein Tool nötig, das eine umfassende Lösung für möglichst alle Anbindungen anbietet. MEINRAD testet daher konstant verschiedene Produkte, um die ideale Lösung für alle Beteiligten zu finden.

Alles auf einen Blick

Um den gesamten Prozess für den Kunden so einfach wie möglich zu gestalten, stellt MEINRAD seinen Kunden ein Kundenportal zur Verfügung. Häufig sind die Dateien, mit denen gearbeitet wird, zu groß oder zu sensibel, um sie per E-Mail zu versenden. Gerade bei großen Dateien ist es daher sinnvoll, das Portal zu nutzen und dort die Projekte hochzuladen. Im Kundenportal haben die Auftraggeber die Möglichkeit, alles auf einen Blick nachzuvollziehen und den gesamten Datenaustausch über ein einziges Tool abzuwickeln. Das langfristige Ziel ist es, den kompletten Prozess weitgehend zu automatisieren und damit Kundinnen und Team entgegenzukommen. Denn optimierte Prozesse zahlen sich nicht nur für das Team von MEINRAD aus – auch der Kunde profitiert am Ende des Tages von der Zeitersparnis.

Ein weiter Weg

Der Weg zur vollkommenen Konnektivität ist weit und Prozessoptimierung eine fortlaufende Weiterentwicklung. Doch die Vielzahl an verschiedenen Systemen und der Mangel an optimierten Lösungen verdeutlichen, dass der Bedarf an kontinuierlicher Verbesserung in diesem Bereich groß ist. Mit einem übersichtlichen Kundenportal und neuen Tools setzt MEINRAD erste wichtige Schritte, um die Prozesse zu optimieren und dadurch für einen reibungsloseren Ablauf zu sorgen. Somit geht die Arbeit an der Konnektivität weiter. Am Ende sollen möglichst viele Arbeitsschritte automatisiert sein, um für Übersetzer, Projektmanagerinnen und Kunden einen reibungslosen Ablauf und ein optimiertes Ergebnis zu erreichen.