Neu­kunden­betreuung bei MEINRAD – worauf es zu Beginn der Zusammen­arbeit mit einem Über­setzungsbüro an­kommt

Aller An­fang ist schwer? Fakt ist, dass am An­fang der Zu­sammen­arbeit mit einer (neuen) Über­setzungs­agentur viele Fragen stehen. Je mehr Zeit Über­setzungs­büro und Kunde zu Beginn in­vestieren, desto besser ist das End­ergebnis. Wie läuft die Neu­kunden­betreuung bei MEINRAD eigent­lich ab – und welche Rolle spielen Senior Projekt­manager dabei? 

Sie benötigen erstmals Texte für Ihre Kunden in einem anderen Land oder sind auf der Suche nach einem neuen Übersetzungspartner, sei es als Ergänzung Ihrer internen Übersetzungsabteilung oder als Hauptansprechpartner? Eines steht bei MEINRAD fest: Wenn Sie eine Anfrage für eine Zusammenarbeit an uns richten, werden wir Sie mit jeder Menge Fragen löchern. Und das erklärt sich wie folgt:

„Ich brauche eine Übersetzung“

…mit wohl keinem anderen Satz ist das Team von MEINRAD so häufig konfrontiert. Was vielen Kunden jedoch nicht bewusst ist, ist, dass das Angebotsspektrum eines Sprachdienstleisters weit über das reine Übersetzen hinausgeht. Denn zum Übersetzungsprozess gehört heutzutage sehr viel mehr, als einem Übersetzer eine Word-Datei zu schicken. Das fängt schon bei der Erstellung und der Formatierung von Ausgangstexten an und endet beim Layout der fertigen Datei. Dazwischen geschehen etliche, für den Auftraggeber oft unsichtbare, Zwischenschritte, die mit unzähligen Einsparungsmöglichkeiten für den Kunden einhergehen. Den Kunden individuell zu beraten und mit ihm gemeinsam Workflows zu definieren, um ihm den Arbeitsalltag zu erleichtern, das ist das Ziel von MEINRAD.

Senior Projektmanager als erste Ansprechpartner in der Zusammenarbeit

Wenn sich ein neuer Kunde bei MEINRAD meldet, kümmert sich zunächst ein Senior Projektmanager um seine Betreuung und übernimmt die Beratung, die zu Beginn nötig ist. Aufgrund der langjährigen Erfahrung mit unterschiedlichen Dateiformaten und Kundenbedürfnissen, bringen unsere Senior Projektmanager besondere Fachkompetenz und Fingerspitzengefühl mit und wissen genau, worauf sie achten müssen. Denn: Es gibt kein Patentrezept, das für jeden Kunden anwendbar ist. Jeder Auftraggeber ist anders. Das bedeutet, dass jeder Kunde neben der eigentlichen Übersetzung einen für ihn passenden Workflow benötigt. Daher findet nach der ersten Kontaktaufnahme üblicherweise ein ausführliches Telefonat oder sogar ein persönliches Gespräch statt. Dabei klären die Senior Projektmanager unter anderem Folgendes ab:

• Mit welchen Dateien und Programmen arbeitet der Kunde?
• Welche Sprachkombinationen benötigt er?
• In welchen Dateiformaten werden die Texte übermittelt? Sind das beispielsweise einfache Word-Dateien oder komplexe Flare-Dateien?
• In welchem Dateiformat braucht der Kunde den Zieltext?
• Gibt es bestehende Übersetzungen oder eventuell sogar schon Translation Memorys?
• Ist eine Anpassung des CAT-Grids sinnvoll, sodass zum Beispiel höhere Treffer aus dem Translation Memory nicht voll bezahlt werden müssen?
• Besteht Interesse an der Mitarbeit an Termdatenbanken?
• Gibt es in der Firma eine interne Übersetzungsabteilung oder andere Mitarbeiter, die Revisionen durchführen möchten? Möchten diese an unsere Systeme angebunden werden?
• Ist der Einsatz von maschineller Übersetzung in Kombination mit Full Post-Editing möglich? 
• Gibt es Prozesse, die optimiert oder automatisiert werden können, wodurch Kosten auf Seiten des Kunden eingespart werden können?
• Existiert ein Styleguide? Dieser ist besonders bei der Übersetzung von Marketing-Texten sehr hilfreich.
• Besteht der Wunsch nach Desktop-Publishing?
• Gibt es Schulungsbedarf auf Seiten des Kunden?
• Benötigt der Kunde (zudem) Hilfe, um intern Prozesse, die mit Übersetzungen zu tun haben, zu etablieren und zu optimieren? 

Abgesehen von „Wir brauchen eine Übersetzung“ sind die Bedürfnisse der Kunden also völlig unterschiedlich. Die Aufgabe der Senior Projektmanager ist, genau diese Ansprüche herauszufinden und ein darauf zugeschnittenes „Rund-um-Paket“ zu erstellen. Dazu gehört auch, während der Zusammenarbeit Fragen zu beantworten und fortlaufend an der (Weiter-)Entwicklung der Übersetzungsprozesse zu arbeiten.

Einsparungspotenziale durch bereits vorhandene Translation Memorys

Eine der wesentlichen Fragen aus der oben genannten Liste ist, ob der Kunde bereits über übersetzte Inhalte in den gewünschten Zielsprachen verfügt. Dabei kann es sich zum Beispiel um fertige Texte handeln, die in der Vergangenheit durch andere Übersetzungsagenturen oder von internen Übersetzern angefertigt wurden.

Im Idealfall gibt es sogar schon Translation Memorys (TMs). In diesem Fall ergeben sich in der Regel Einsparungsmöglichkeiten. Denn bereits Übersetztes muss nicht nochmal neu übersetzt werden. Haben sich beispielsweise im Zuge einer Aktualisierung einer 500-Seiten-Anleitung nur wenige Sätze geändert, ist das Einsparungspotenzial enorm. Nichtsdestotrotz prüft MEINRAD in diesem Fall zunächst die Qualität der bestehenden Übersetzung. 

Neben der Kostenersparnis gibt es aber noch einen Grund, warum Translation Memorys weiterverwendet werden sollten: TMs helfen, dass Terminologie und Stil der künftigen Übersetzungen mit den bereits vorhandenen Übersetzungen übereinstimmen. So werden inkonsistent übersetzte Inhalte vermieden. Diese sorgen nämlich in der Regel für Verwirrung und wirken unprofessionell.

Ein weiterer Pluspunkt ist, dass mittels bestehender Übersetzungen Termdatenbanken, das heißt Glossare, erstellt werden können, sofern noch keine existieren. Diese erleichtern die Arbeit der Übersetzer und sichern die konsistente Verwendung von Fachbegriffen. Ideal ist es, wenn der Kunde an diesen Termdatenbanken mitarbeitet.

Umfangreicher Tech-Support bei MEINRAD

Bei allen Problemen und speziellen Fragen rund um Terminologiemanagement, Software-Datenbanksysteme und IT ist unter Umständen die Unterstützung durch einen unserer Übersetzungstechnologie-Experten nötig. Dabei kann es sich zum Beispiel um Fragen oder Probleme zu speziellen Dateitypen handeln, wie sie bei der Übersetzung von Websites in der Regel vorkommen. Es gibt also mitunter schon vor dem ersten Projekt eine Menge zu überlegen und einiges an Vorarbeit zu leisten.

Das erste Übersetzungsprojekt mit MEINRAD – so läuft es ab

Ist alles besprochen und abgeklärt, kann es losgehen. Die ersten Projekte werden bei MEINRAD besonders genau unter die Lupe genommen, um potentielle Fehlerquellen schon im Vorhinein zu erkennen und zu besprechen. Beispiele für mögliche Fehlerquellen sind viele Grafiken im Text oder Software-Strings, für die im Zielformat Längenbeschränkungen vorhanden sind. Solche und andere Herausforderungen sind bei einem 1-seitigen Word-Dokument in der Regel weniger vorhanden als vielmehr bei umfangreichen Anleitungen, die mit Redaktionssystemen wie MadCap Flare erstellt wurden. Auch kann es besonders am Anfang vermehrt zu Rückfragen der Übersetzer zu den Texten kommen. Denn diese wollen sichergehen, alle Inhalte korrekt zu übersetzen.

Ein fester Ansprechpartner für alle Übersetzungen

Wenn die ersten Übersetzungen erfolgreich abgelaufen und die Prozesse etabliert sind, erfolgt die langsame Übergabe an einen unserer Projektmanager. Dieser Projektmanager wird von Anfang an miteinbezogen und kennt den Kunden somit schon. Bei MEINRAD wird ein Kunde immer von demselben Projektmanager-Team betreut, damit kein kundenspezifisches Wissen verloren geht und der Kunde immer die gleichen Ansprechpartner hat. Das gilt auch in der Urlaubszeit: Der Kunde kennt die Urlaubsvertretungen und muss nicht um die ordnungsgemäße Lieferung seiner Projekte fürchten.

Vorteile der langfristigen Zusammenarbeit mit einem Übersetzungsbüro

Bei MEINRAD wird die Zusammenarbeit mit den Kunden auch wenn dieser irgendwann kein Neukunde mehr ist, nicht weniger intensiv. Auch nach der „Übergabe” bleibt der Senior Projektmanager stets im Hintergrund und überlegt mit dem Projektmanager gemeinsam, welche weiteren Schritte oder Optimierungen für den Kunden sinnvoll wären. Einige Vorteile einer langfristigen Partnerschaft ergeben sich zusätzlich quasi von alleine, darunter höhere Kosteneinsparungen durch das wachsende Translation Memory und eine steigende Qualität der Übersetzung durch Stammübersetzer. Das veranschaulicht die folgende Grafik:

Kurz und knapp bedeutet das: Je länger Kunde, Projektmanager und Übersetzer einander kennen, desto effizienter werden die Kommunikation und die Zusammenarbeit.

Und was bedeutet das für Sie?

Fragen Sie sich nun, wie auch Sie von einer auf Sie zugeschnittenen Lösungen profitieren können? Kontaktieren Sie uns – wir sehen uns gemeinsam an, wie die Zusammenarbeit mit uns abläuft und welchen Mehrwert das für Ihr Unternehmen bietet. 

Die im Text gewählten personenbezogenen Bezeichnungen sollen sich ausdrücklich auf alle Geschlechter in gleicher Weise beziehen. Soweit im Text die männliche Form gewählt wurde, geschah dies aufgrund der besseren Lesbarkeit. Hintergründe zu unserer Entscheidung finden Sie in unserem Artikel So lebt MEINRAD das Thema Gleichberechtigung und gendergerechte Sprache.

Titelbild: © MEINRAD