Übersetzungen werden in unterschiedlichen Zusammenhängen benötigt – von der Betriebsanleitung über Broschüren und Maschinentexte bis hin zu Websites und Verkaufspräsentationen. Es liegt in der Natur der Sache, dass jeder dieser Texte in einem anderen Dateiformat vorliegt. Nicht alle eignen sich gleichermaßen gut für die Übersetzung. Wir erklären, was Sie beachten sollten und wie Sie Zusatzkosten vermeiden.
Eines vorweg: Grundsätzlich lassen sich alle Dateiformate übersetzen. Es gibt allerdings manche, die eignen sich besser, und bei manchen ist es aufwändiger, sie so vorzubereiten, dass eine Übersetzung des darin enthaltenen Textes möglich ist.
Welche Dateiformate benötigt ein Übersetzungsbüro?
Ob sich der zu übersetzende Text in Word, Excel, PowerPoint, InDesign, FrameMaker oder Flare befindet, ist eigentlich zweitrangig. Ein gutes Übersetzungsbüro kann mit den meisten Dateiformaten problemlos umgehen. Übersetzungsbüros sollten diese Programme nämlich installiert haben und die Projektmanager sollten über Kenntnisse in diesen Programmen verfügen. Viel wichtiger für einen reibungslosen Übersetzungsprozess ist, dass der Text in einer offenen Datei in bearbeitbarer Form vorliegen sollte.
© MEINRAD
Warum unbedingt in bearbeitbarem Format?
Wann immer Texte editierbar sind, können sie problemlos und ohne zusätzlichen Aufwand übersetzt werden. Um das besser nachvollziehen zu können, ist ein kleiner Exkurs in die Arbeitsweise eines Übersetzungsbüros nötig: Übersetzungen werden heutzutage nur mehr in Ausnahmefällen direkt in der jeweiligen Datei gemacht. Vielmehr arbeiten Übersetzungsbüros und Übersetzer mit sogenannten CAT-Tools (kurz für: Computer Assisted Translation, nicht zu verwechseln mit Machine Translation!). Dies ist für ein effizientes Arbeiten notwendig, denn nur so lassen sich Translation Memorys, Termdatenbanken und eventuell Machine Translation sinnvoll nutzen, nur so profitieren Sie von Kosteneinsparungen und höherer Übersetzungsqualität. Ein weiterer Effekt des CAT-Tools: Das CAT-Tool überschreibt den Ausgangstext und ersetzt ihn durch die Übersetzung. Somit erhalten Sie schlussendlich ein Dokument, das 1:1 dem Ausgangsdokument entspricht.
Nicht direkt bearbeitbare Dateien und ihre Folgen
Im Umkehrschluss bedeutet das, dass alle Dateien, die nicht direkt bearbeitbar sind, per se nicht für die Übersetzung im CAT-Tool geeignet sind. Der Klassiker sind PDF-Dateien (steht für: Portable Document Format). Hier muss das Übersetzungsbüro die Dokumente zunächst bearbeitbar machen, also in der Regel in Word-Dateien konvertieren. Das ist insbesondere bei gescannten, vielleicht gar mit handschriftlichen Notizen versehenen, PDF-Dateien eine Herausforderung. Abgesehen davon, dass das Layout durch die Konvertierung meist nicht mehr so ordentlich aussieht wie in der PDF-Datei, können sich leicht Text- und Zahlenfehler einschleichen. An sich ist auch das kein Problem und das Übersetzungsbüro wird die Dateien – wenn nötig – entsprechend gewissenhaft vorbereiten. Aber: Durch die Vor- und Nachbereitungsarbeiten dauert der Übersetzungsprozess länger und es können auch zusätzliche Kosten anfallen.
PDF-Dateien sind aber keineswegs die einzigen herausfordernden Fälle. Auch in auf den ersten Blick „harmlosen“, also an sich gut geeigneten Dateien, sind oftmals Texte enthalten, die nicht bearbeitbar, und damit nicht automatisch in der Übersetzung berücksichtigt werden würden. Immer wieder enthalten beispielsweise Word-Dateien, Power-Point Präsentationen oder InDesign-Dokumente Texte, die Teil von Grafiken sind oder die als Bild aus anderen Dateien hineinkopiert oder verknüpft wurden. Hier braucht es das aufmerksame Auge des Projektmanagers, der jede Datei vor der Übersetzung kurz auf das Vorhandensein solcher uneditierbaren Texte prüft und mit Ihnen das weitere Procedere klärt. Werden diese Texte übersetzt benötigt, bleibt oft nur, die Texte händisch abzutippen, sofern diese nicht im „offenen“ Format (z. B. Photoshop- oder Illustrator) zur Verfügung stehen.
So vermeiden Sie Umwandlungen und Zusatzkosten
Damit Sie Ihre Übersetzung schnell, ohne zusätzliche Kosten und ohne Nachbearbeitungsaufwand bekommen, lautet die goldene Regel:
Das Originalformat, also jenes, in dem ein Text erstellt wurde, eignet sich am besten für die Übersetzung.
Schicken Sie wenn möglich gleich diese Datei an Ihr Übersetzungsbüro. Idealerweise überprüfen Sie das Dokument zuvor auf etwaige nicht editierbare Inhalte. Das erspart Verzögerungen durch Rückfragen und unnötige Kosten durch mitunter aufwendige Vor- und Nachbearbeitung.
Es gibt aber auch den umgekehrten Fall: Immer wieder tun sich Kunden die Arbeit an, und kopieren Texte aus ihren Programmen, wie etwa MadCap Flare, Illustrator, InDesign etc., in eine Word-Datei, weil Sie meinen, sie tun dem Übersetzungsbüro einen Gefallen und es sei so leichter. Diese Mühe können Sie sich getrost sparen! Es besteht in den seltensten Fällen die Notwendigkeit, Texte aus ihrem Originalformat herauszukopieren. Fragen Sie am besten nach, welche Dateiformate Ihr Übersetzungsbüro bearbeiten kann. Es sind vermutlich mehr, als Sie glauben. Und ansonsten gibt es mit Sicherheit einen Workaround beziehungsweise tüfteln Localization Engineers an einer Lösung, damit Ihre Datei übersetzt werden kann.
Übersetzung von Websites
Das gilt insbesondere auch für Website-Inhalte. Hier ist es in den seltensten Fällen nötig, die Texte manuell aus dem CMS zu kopieren und anschließend die fertige Übersetzung wieder hinein. Das geht einfacher! Die exportierten Dateien wie .html, .xml oder .xliff werden übersetzt und dann wieder in das CMS importiert. So schleichen sich keine Copy-and-Paste-Fehler ein, die Formatierung bleibt erhalten und es entsteht kein Datenverlust.
Von Word über FrameMaker hin zu Wordpress und MadCap Flare: Wir machen es Ihnen einfach und können die verschiedensten Dateiformate übersetzen. Sprechen Sie mit uns über Ihre Dateiformate – für einen effizienten und kostengünstigen Übersetzungsprozess.
Titelbild: © Adobe Stock
