Zugegeben, aller Anfang ist schwer. Das ist auch bei der Einführung von Terminologiemanagement im Unternehmen nicht anders. Aber: Es lohnt sich. Neben der Verbesserung der internen und externen Kommunikation lassen sich dadurch Übersetzungskosten senken. Wie aber fängt man am besten an? Mit sieben kleinen Schritten kommt man sukzessive ans große Ziel.
Viele Unternehmen wissen um die Wichtigkeit von Terminologie. Ein firmenspezifisches Glossar ist ein wertvolles Hilfsmittel für eine einheitliche Corporate Language. Spätestens dann, wenn etwas in der Kommunikation nicht stimmt, weil die Programmierer von „xy“ reden, die technische Dokumentation von „aa“ und das Marketing von „zz“, und damit ein- und dasselbe Teil meinen, besteht Handlungsbedarf. Das Problem potenziert sich dann noch einmal, sobald Übersetzungen ins Spiel kommen. Meist sind jedoch die Ressourcen begrenzt und es stellt sich die Frage, wie man das „Großprojekt Terminologiemanagement“ am besten angeht. Ganz einfach! In kleinen Schritten, nämlich:
- Bestandsanalyse durchführen & Zuständigkeiten klären
- Regeln schaffen
- Firmenglossar mit Begriffen in der Ausgangssprache erstellen
- Prozesse definieren
- Bewusstsein im Unternehmen schaffen
- Befüllen der Termdatenbank in den Fremdsprachen
- Pflege & Wartung der Termdatenbank
Im Idealfall sollte damit vor der ersten Übersetzung begonnen werden. Aber: Es ist nie zu spät.
Schritt 1: Bestandsanalyse durchführen & Zuständigkeiten klären
Zunächst gilt es, sich einen Überblick über die terminologische Lage im Unternehmen zu verschaffen. Vermutlich existieren in den verschiedenen Abteilungen schon diverse Listen mit Begriffen. Diese sollten als erstes zusammengetragen und gesichtet werden. Auch sollte im Vorfeld geklärt werden, wer die Koordination übernimmt und der Ansprechpartner für Terminologie im Unternehmen ist. Das ist später auch wichtig (siehe Schritt 4), wenn es um die Freigabe neuer Begriffe geht.
Schritt 2: Regeln schaffen
Im nächsten Schritt gilt es, sich zu überlegen, wie Begriffe geschrieben und eingetragen werden sollen. Soll es beispielsweise “Fernbedienung” oder “Fernsteuerung” heißen? Verwenden wir Kühlmittel-Austritt oder Kühlmittelaustritt? Diese Regeln und Richtlinien sollten in den Styleguide aufgenommen werden.
Schritt 3: Firmenglossar mit Begriffen in der Ausgangssprache erstellen
Als erstes muss Ordnung in die Ausgangssprache gebracht werden. Alle unternehmens- und produktspezifischen Termini, die bis dato in verschiedenen Listen und Verzeichnissen an verschiedenen Orten separat abgelegt wurden, werden im nächsten Schritt bereinigt und zu einem einzigen Firmenglossar inklusive Definitionen zusammengeführt. Dazu muss geklärt werden, welcher Begriff für welches Teil/Produkt verwendet wird. Eindeutigkeit ist oberstes Gebot. Das ist besonders in Hinblick auf die Kunden wichtig: Diese sollen nicht durch unterschiedliche Begriffe für ein- und dasselbe Teil verwirrt werden.
Verwaltungstool mit unterschiedlichen Berechtigungen
Für ein solches Glossar bieten sich diverse Verwaltungstools an. Excel-Tabellen oder One-Drive-Dokumente sind für diese Zwecke eher ungeeignet. Idealerweise verfügt das Tool nämlich über die Möglichkeit, unterschiedliche Berechtigungen zu vergeben. Es ist zwar sinnvoll, dass alle Mitarbeiter darauf Zugriff haben, aber nicht alle sollten Schreibrechte haben, da schlechtestenfalls die mühsame Bereinigung schnell wieder durch willkürliche Einträge zunichte gemacht wird. Außerdem soll das Suchen einfach sein. Praktisch ist zudem ein System, das sich in das Redaktionssystem integrieren lässt, sodass die Technischen Redakteure während des Schreibens unterstützt werden.
Schritt 4: Prozesse definieren
Weiters müssen Prozesse für die Eintragung festgelegt werden. Wie ist der Informationsfluss, wenn neue Begriffe hinzukommen oder ein alter ersetzt wird? Wie werden bekannte unerwünschte Begriffe und Schreibweisen in die Datenbank eingefügt? Wie sieht die Freigabe aus? Terminologiearbeit ist ein fortlaufender Prozess. Wann immer sich ein Begriff ändert, sollten diese Änderungen im Glossar nachgezogen werden
Schritt 5: Bewusstsein im Unternehmen schaffen
Sind Firmenglossar und Styleguide erstellt und die Prozesse festgelegt, ist ein großer Brocken geschafft. Doch es nützt nichts, wenn nur diejenigen, die daran beteiligt waren, das Glossar künftig nutzen und daran weiterarbeiten. Terminologie muss gelebt werden. Damit nicht wieder jede Abteilung ihr terminologisches Süppchen kocht, muss in der gesamten Firma ein Bewusstsein für die Wichtigkeit von Terminologie geschaffen werden und kommuniziert werden, dass es dieses verbindliche Firmenglossar gibt. Weiters müssen auch die Zuständigkeiten und Prozesse allen Mitarbeitern bekannt sein. Vergleichen kann man das Bewusstsein im Bereich Terminologie mit dem Bewusstsein für die Unternehmensmission und -vision. Mission und Vision sind in vielen Unternehmen omnipräsent – Terminologie sollte das auch sein!
Schritt 6: Befüllen der Termdatenbank in den Fremdsprachen
Wer nicht nur in der eigenen Sprache mit seinen Kunden kommuniziert, wird um ein mehrsprachiges Terminologiemanagement nicht herumkommen. Dazu bieten viele Übersetzungsbüros Tools an, die eine multilinguale Arbeit einfach und praktikabel machen. Stellt sich nur mehr die Frage, wer die Begriffe in den Fremdsprachen einträgt. Gibt es Niederlassungen in anderen Ländern, wäre eine Option, die Datenbank von den dortigen Mitarbeitern auffüllen zu lassen. Die zweite Option ist, die Einträge im Zuge von Übersetzungen vorzunehmen. So wächst die Datenbank sukzessive an.
Schritt 7: Pflege & Wartung der Termdatenbank
Terminologiearbeit ist ein laufender Prozess. Es genügt nicht, nur eine Termdatenbank zu haben – diese muss regelmäßig gewartet werden. Neben der Aktualisierung von veralteten Begriffen sollten doppelte Ausdrücke bereinigt und gegebenenfalls verbotene Begriffe oder Schreibweisen eingetragen werden. Idealerweise gibt es Personen im Unternehmen, die dafür zuständig sind. Mit jedem Synonym geht der Mehrwert einer Termdatenbank nämlich wieder ein Stück weit verloren. Wenn Sie aber am Ball bleiben, und regelmäßig Zeit in die Pflege und den Ausbau Ihres mono- oder multilingualen Glossars investieren, genießen Sie langfristig folgende Vorteile:
- Verbesserung der Kommunikation: klar und eindeutig – intern wie extern
- beschleunigte Texterstellung
- bessere Verständlichkeit von Texten
- Steigerung der Kundenzufriedenheit
- geringere Übersetzungskosten
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