Alles im Rahmen: Verträge mit Übersetzungsagenturen

Gut durchdachte und sinnvoll gestaltete Rahmenverträge bringen Klarheit und Sicherheit in der täglichen Zusammenarbeit mit einem Übersetzungsbüro. Je intensiver man sich im Vorfeld Gedanken macht, desto weniger Frust entsteht im Nachhinein. Wir möchten Hilfestellungen und Tipps aus der Praxis geben, damit der Rahmenvertrag nicht einfach nur als längst vergessenes Dokument in einer verstaubten Ablage endet, sondern echten Mehrwert bietet.*

Die Ausarbeitung eines neuen Rahmenvertrages mit einem Übersetzungsdienstleister steht an. Das löst im Regelfall wohl nur bei Juristen Begeisterungsstürme aus. Denn die Gestaltung von Rahmenverträgen für Übersetzungsdienstleistungen stellt viele vor eine große Herausforderung. Sie ist aber wichtig, um klare Regeln festzulegen und Prozesse zu definieren und damit die langfristige Versorgung mit Übersetzungen sicherzustellen.

Ein Vertrag für alle Fälle

Das Best-Case-Szenario ist ein Vertrag, der alle Anforderungen und Eventualitäten berücksichtigt. Daher ist es sinnvoll, sich über die Bedürfnisse und Ansprüche im Klaren zu sein und sich Gedanken zu machen, was man erwartet und benötigt. All das sollte im Vertrag aufgenommen werden. Das beinhaltet zum Beispiel folgende Punkte:

• Schadensfälle: Hat das Übersetzungsbüro eine Versicherung und wenn ja, in welcher Höhe und was ist abgedeckt?
• Mängel: Wann liegt ein Mangel vor, wer entscheidet, wann ein solcher vorliegt und was passiert dann?
• Datenschutz/Geheimhaltungspflicht: Wie werden diese sicher gestellt?
• Bindung: Vertragsdauer, automatische Verlängerung – ja oder nein?
• Eigentum: Wem gehören Translation Memories und Termdatenbanken? Tipp: Sichern Sie sich das Recht darauf.
• Subunternehmer: Legen Sie die Modalitäten für die Auftragsvergabe an Subunternehmer (= freiberufliche Übersetzer) fest. Stichwörter: Geheimhaltungspflicht; Kriterien für die Auswahl; müssen Namen genannt werden (evt. Abwerbungsverbot)?
• Rücktrittsrecht und Stornobedingungen: Wie sollen Änderungen bei laufenden Projekten gehandhabt werden? Was passiert bei eventuellen Lieferverzögerungen?
• Einhaltung der Anweisungen: Was geschieht, wenn projektspezifische Anweisungen nicht umgesetzt werden?
• Rahmenvertrag vs. Einzelauftrag: Was hat Vorrang, der Einzelauftrag oder der Rahmenvertrag? Ersteres gibt mehr Flexibilität.
• Beobachtungszeitraum: Soll es einen Beobachtungszeitrum geben, um im Bedarfsfall Nachschärfungen am Vertrag zu machen?

Je genauer die Punkte im Vertrag festgehalten sind, desto einfacher ist es, im Bedarfsfall zu seinem Recht zu kommen.

Preise und Rabatte

Ein weiterer wichtiger Punkt im Rahmenvertrag sind die Preiskonditionen. Diese sollten immer in Abstimmung mit der Service Level Abgrenzung (was genau ist im Preis enthalten) definiert werden. Denn das ist je nach Übersetzungsbüro unterschiedlich, was auch die Vergleichbarkeit erschwert.

• Verrechnungsgrundlage: Wortpreis vs. Normzeilenpreis, Ausgangstext vs. Zieltext
• Pauschalen: Was ist im Wortpreis enthalten und kommen für gewisse Leistungen noch Pauschalen hinzu, z. B. Projektmanagement-Pauschale, Mindestpauschale für kleine Aufträge, Eilzuschläge, Zuschläge für komplexe Dateien etc.?
• Andere Dienstleistungen: Gibt es andere Dienstleistungen, außer Übersetzung und wie werden diese verrechnet?
• CAT-Grids: Für jede Dienstleistung (Humanübersetzung, Revision, Machine Translation und Full Post-Editing usw.) sollte ein eigenes CAT-Grid definiert werden.
• Volumenrabatte: Gibt es solche, wie konkret werden diese berücksichtigt?
• Dateivorbereitung: Auf welcher Seite liegt diese? Welche Dateiformate sollen bearbeitet werden?
• Revision: Wird eine Revision benötigt und wenn ja, erfolgt diese stichprobenartig oder vollständig?
• Qualitätssicherung: Was umfasst diese?
• Dateinachbereitung: Soll Desktop-Publishing erfolgen? Wer pflegt die Ressourcen? Ist die Einarbeitung von stilistischen Änderungen inkludiert?

Machine Translation – ja, oder nein?

Ein weiterer Punkt, der im Rahmenvertrag aufgenommen werden sollte, ist die Verwendung von Machine Translation, kurz MT, da diese in der Branche mehr und mehr an Bedeutung gewinnt. Das gilt sowohl für den Fall, wenn in Ihrem Unternehmen keinesfalls Machine Translation eingesetzt werden darf (wie stellt das Übersetzungsbüro das sicher, welche Konsequenzen gibt es?), als auch für den Fall, dass man gerne von dieser Technologie profitieren möchte. Wenn MT eingesetzt werden soll, gilt es, die genauen Bedingungen zu definieren. Dies umfasst die möglichen Sprachen, die verwendete Software, die Preise, die Stufe des Post-Editings (full oder light) sowie die Textsorten. Denn nicht für alle Textsorten und Sprachen eignet sich für MT. Für solche Fälle sollte vertraglich eine Humanübersetzung festgelegt werden, um die Qualität zu gewährleisten. Sichert man sich dann noch zu, dass eine solche Entscheidung vom Übersetzungsbüro stets begründet werden muss, kann man daraus intern Möglichkeiten ableiten, wie man seine Texte MT-tauglich machen kann.

Im Team besprechen

Rahmenverträge sind in vielen Unternehmen Sache des Einkaufs. Diese Abteilung hat in den meisten Fällen aber wenig konkretes Wissen über die Anforderungen, mit denen die Kollegen aus der technischen Dokumentation oder der internen Übersetzungsabteilung konfrontiert sind. Und mit fehlendem Einblick ist es verständlicherweise schwer, an alles zu denken und in den Vertrag mit aufzunehmen. Daher sollten bei der Rahmenvertragsgestaltung alle mitwirken, die Übersetzungsdienstleistungen beauftragen. Sie wissen am besten, was sie brauchen und welche Vereinbarungen sinnvoll sind. Scheuen Sie auch nicht davor zurück, das Gespräch mit der Übersetzungsagentur zu suchen. Fragen Sie nach, was für beide Seiten ein guter Weg wäre und welche Leistungen kein Zusatzaufwand wären. So stellt man sicher, dass man ein Maximum an Leistung zum besten Preis erhält, vermeidet es aber auch, für Dinge zu bezahlen, die man eigentlich gar nicht braucht.

Der Faktor Zeit

Idealerweise erfolgen die Gespräche vor dem Beginn einer Zusammenarbeit. Bis ein Rahmenvertrag unter Dach und Fach ist, können bis zu drei Monate vergehen, im Einzelfall vielleicht sogar noch mehr. Je genauer man seine Anforderungen kennt, desto schneller geht’s.

Aber auch wenn man schon jahrelang mit einem Übersetzungspartner zusammenarbeitet, lohnt es sich, solche Gespräche zu führen. Sie können viel Klarheit auf beiden Seiten schaffen und den Arbeitsalltag erleichtern. Unklarheiten werden beseitigt, jeder kennt die Erwartungshaltung des anderen und es gibt eine gemeinsam definierte Vorgehensweise. Das sichert Erfolg und Zufriedenheit auf beiden Seiten.

Daher: Holen Sie Ihren Rahmenvertrag doch einmal aus der (digitalen) Schublade und prüfen Sie, ob er Ihren aktuellen Anforderungen entspricht. Wenn ja: Sehr gut! Wenn nein, dann lohnt sich eine Neugestaltung. Nutzen Sie gern auch unsere übersichtliche Checkliste und überprüfen Sie, ob Sie an alles gedacht haben.

Die im Text gewählten personenbezogenen Bezeichnungen sollen sich ausdrücklich auf alle Geschlechter in gleicher Weise beziehen. Soweit im Text die männliche Form gewählt wurde, geschah dies aufgrund der besseren Lesbarkeit. Hintergründe zu unserer Entscheidung finden Sie in unserem Artikel So lebt MEINRAD das Thema Gleichberechtigung und gendergerechte Sprache.

Titelbild: © Storyblocks

*Dieser Artikel ist nicht von und nicht für Juristen, sondern aus und für die Praxis und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.