Übersetzen ist mehr, als einen Text in eine andere Sprache zu übertragen. In einem Übersetzungsbüro arbeiten Experten Hand in Hand, um nicht einfach nur eine Übersetzung zu liefern, sondern den Arbeitsalltag der Kunden zu erleichtern. Vor- und Nachbereitungsarbeiten haben einen wesentlichen Anteil am Gelingen des Übersetzungsprozesses. Das Wissen darüber und wo sich zeitintensivere Arbeiten ergeben können, hilft auch dabei, Preise auf Angeboten besser nachvollziehen zu können.
Der Übersetzungsprozess in einem Übersetzungsbüro ist komplexer, als vielfach angenommen. Es steckt viel mehr dahinter, als einem Muttersprachler einen Text zu schicken und dieser überträgt ihn dann von Sprache A nach Sprache B und anschließend geht die Datei zurück an Sie. Bevor der Übersetzer sich überhaupt ans Werk machen kann, geschieht im Übersetzungsbüro einiges an Vorbereitung. Denn: Dateien werden nicht 1:1 an den – meist freiberuflichen – Übersetzer weitergeschickt. Übersetzungen werden in einem CAT-Tool angefertigt. So können Sie bei Folgeaufträgen durch gespeicherte Übersetzungen Kosten sparen. Und: Gerade im Bereich der technischen Dokumentation gibt es eine Vielzahl an Programmen und Dateiformaten. Es wäre auch gar nicht möglich, dass Übersetzer jede Software installiert haben, um die verschiedenen Dateien direkt bearbeiten zu können.
Prüfen und Vorbereiten der Ausgangsdokumente
Wenn Sie eine Übersetzungsanfrage an ein Übersetzungsbüro übermitteln, erfolgt zunächst eine Sichtprüfung der Dateien. Das Dateiformat und der „Zustand“ der Dateien sind ein maßgeblicher Faktor für die spätere Übersetzung. Manche Dateien lassen sich ohne große Vorbereitung in das CAT-Tool importieren, bei anderen kann eine mehr oder weniger zeitintensive Vorbereitung nötig sein.
So sind etwa unbearbeitbare Dateiformate wie PDF-Dateien meist vorbereitungsintensiver. Diese müssen zunächst in ein bearbeitbares Format wie Word konvertiert werden. Doch das bedeutet nicht, dass danach bereits die Übersetzung erfolgen kann. Die Konvertierung führt nämlich mitunter zu erheblichen Problemen im Layout. Welche das sind, hängt davon ab, wie grafisch aufwändig die Originaldatei erstellt wurde. Beispielsweise können viele Abschnittswechsel auftauchen, die den Textfluss „zerschießen“, es kann zu falschen Wort- und Buchstabentrennungen kommen, das Inhaltsverzeichnis kann nicht mehr als solches erkannt und später nicht mehr automatisch aktualisiert werden, einzelne Buchstaben oder Zahlen könnten nicht richtig erkannt und falsch dargestellt werden usw. In einem solchen „Zustand“ ist die Datei für eine Übersetzung schlichtweg nicht geeignet. Abhilfe schafft eine manuelle Vorbereitung für das CAT-Tool. Je nach Umfang und Art der erforderlichen Anpassungen bedeutet dies für das Übersetzungsbüro einen (deutlichen) zeitlichen Einsatz und Mehraufwand durch erfahrene Projektmanager, der sich in der Regel als extra Posten auf dem Angebot wiederfindet. Die Spanne erstreckt sich hier von einer bzw. wenigen Stunden bis hin zu mehreren Tagen Vorbereitungszeit.
Aber auch bei an sich unproblematischen Dateien wie Word oder Excel-Dateien kann es sein, dass sie nicht so ohne Weiteres ins CAT-Tool importiert werden können, sondern ein spezieller Filter dafür nötig ist. Hier kommt dann ein Localization Engineer ins Spiel.
Der Projektmanager als Experte
Um all diese Arbeiten kümmert sich ein Projektmanager. Und dieser ist ein absoluter Experte. Ein Projektmanager muss über ein hohes Wissen verfügen, damit er mit Ihren Dateien richtig umgehen und die geeigneten Vorkehrungen treffen kann. In nur wenigen Schritten und binnen kurzer Zeit kann ein Projektmanager den Aufwand eines Projektes abschätzen. Dazu sind langjährige Erfahrung und ein umfangreiches Wissen über Übersetzungssoftware und ihre Möglichkeiten und Grenzen, Dateiformate, Import- und Exportmöglichkeiten und mehr nötig. Weiters laufen beim Projektmanager alle Fäden und die gesamte Kommunikation zusammen (Kommunikation mit Ihnen, mit Übersetzern und Revisoren, gegebenenfalls weiteren Personen wie Localization Engineers, Layoutern etc.). Er koordiniert den gesamten Übersetzungsprozess und sorgt dafür, dass Sie schlussendlich eine Übersetzung erhalten, die Ihren Erwartungen entspricht. Daher ist es auch ganz wichtig, dass der Projektmanager im Vorfeld die Details mit Ihnen abklärt.
Erwartungshaltung klären
Übersetzung ist nicht gleich Übersetzung. Es gibt unterschiedliche Servicelevel bzw. Qualitätsstufen für unterschiedliche Anforderungen. Sie sollten sich im Vorfeld darüber im Klaren sein, welchen Zweck ihr Dokument hat und wofür die Übersetzung benötigt wird. Je genauer das Übersetzungsbüro Ihre Erwartungen kennt, desto besser.
Die eigentliche Übersetzung
In diesem Schritt wird der Text von Sprache A in Sprache B übertragen. Auch hier sind Experten am Werk. Besonders, wenn das Übersetzungsbüro zertifiziert ist (Stichwort: ISO 17100 sowie ISO 13485 und ISO 18587), wird genau geprüft, ob ein Übersetzer die nötigen Qualifikationen besitzt, um die Übersetzung durchführen zu können.
Nachbearbeitung der übersetzten Dateien
Je nach Sprache, Dateiformat und Aufbau der Originaldatei kann es nach der Übersetzung erforderlich sein, die Dokumente layouttechnisch noch einmal zu überarbeiten. Das ist darauf zurückzuführen, dass die Textlänge je nach Sprache deutlich variieren kann. Auch wenn das Layout des Ausgangstextes nicht übersetzungsfreundlich war (kleine Textfelder, Hard-Returns zur Formatierung, ungünstiger Einsatz von Tabulatoren etc.) kann sich der Text im übersetzten Dokument verschieben. Die erforderlichen Anpassungen können geringfügig, aber auch umfangreicher sein. Wenn Sie die Anpassungen nicht selbst erledigen möchten, bieten Übersetzungsbüros auch Desktop-Publishing-Services an.
Ein Übersetzungsbüro übersetzt nicht nur, es kümmert sich auch um alles, was dazugehört.
Während des gesamten Übersetzungsprozesses sind Experten am Werk, die Ihnen im Sinne einer strategischen Partnerschaft den Arbeitsalltag so leicht wie möglich machen möchten.
Kostentransparenz
Sie sehen: Vor- und Nachbearbeitungsarbeiten der übermittelten Dokumente machen einen wesentlichen Bestandteil des Übersetzungsprozesses aus. Zeitintensive Prozesse bei diesen notwendigen, aber auch teils sehr aufwändigen Arbeiten, können sich in den Kosten für Übersetzungsdienstleistungen widerspiegeln. Deshalb sind eine transparente Kommunikation und die Nachvollziehbarkeit aller Schritte das A und O. Nur so können Preise und Angebote von verschiedenen Übersetzungsdienstleistern effektiv verglichen werden.
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