Das Projektmanagement ist eine oft unterschätzte und weitläufig übersehene Komponente des Übersetzungsprozesses. Dabei liegt ein beträchtlicher Teil des Optimierungspotenzials in den Händen der Person, die das Übersetzungsprojekt plant und koordiniert.
Sie arbeitet im Übersetzungsbüro hinter den Kulissen, um sicherzustellen, dass jede Vorgabe des Kunden effizient und präzise eingehalten wird. Doch was genau macht ein effektives Projektmanagement aus? Diese Anforderungen sollten Projektmanager unbedingt erfüllen:
Den Überblick bewahren
Die wichtigste Aufgabe einer Projektmanagerin ist es, das Gesamtbild des Übersetzungsprozesses zu keinem Zeitpunkt aus den Augen zu verlieren. Die eigentliche Inhaltsübersetzung ist nur eine von mehreren wesentlichen Komponenten im Gesamtprozess. Die ordnungsgemäße Koordination, Verwaltung und die Lieferung des Endprodukts liegen im Verantwortungsbereich von Projektmanagern. Da diese aber gleichzeitig mehrere Übersetzungsaufträge mit zahlreichen Zielsprachen managen, ist ständig höchste Konzentration und ein kompetenter Gesamtüberblick gefragt.
Projektmanager als Begleiter
Eine effiziente Projektmanagerin begleitet den Kunden während des gesamten Übersetzungsprozesses. Der Projektmanager ist der persönliche Ansprechpartner für die Kundin und steht jederzeit mit Rat und Tat zur Seite. Projektmanagerinnen bauen Vertrauen mit ihren Kunden auf und diese wissen, dass sie sich blind auf ihre Projektmanagerin verlassen können. Wie in jeder menschlichen Beziehung ist dabei offene und produktive Kommunikation der Schlüssel zum Erfolg. Der Projektmanager fungiert als Schnittstelle zwischen Kunde, Übersetzerin, Revisor, Localization Engineer sowie Geschäftsführung. Er koordiniert und kommuniziert Anliegen aller Art. Die Kundin zählt auf den Rückhalt des Projektmanagers, weiß, dass der Projektmanager ihre Bedürfnisse und Anforderungen genauestens kennt und kann sich entspannt zurücklehnen.
Nach der Übersetzung ist vor der Übersetzung
Ist ein Projekt abgeschlossen, so steht zumeist schon der nächste zu übersetzende Text in den Startlöchern. Die Projektmanagerin weiß das und reserviert Kapazitäten für ihre Kunden und deren Projekte. Dabei wird dafür gesorgt, dass Stammübersetzer und -revisorinnen für anstehende Projekte bereitstehen. Doch auch wenn keine aktuellen Übersetzungsprojekte anstehen, arbeitet der Projektmanager im Hintergrund. Er überarbeitet vorhandene Translation Memories, aktualisiert Termdatenbanken und optimiert so den Übersetzungsprozess seiner Kundinnen. Mit hilfreichen Tipps und Tricks ermuntert er seine Kunden dazu, aktiv an der Optimierung des Übersetzungsprozesses mitzuwirken.
Bildungshunger und Wissensdurst sind keine Dickmacher
Wir leben im digitalen Zeitalter und es ist ganz offensichtlich, dass die Menge an verfügbaren Informationen täglich steigt. Umso wichtiger ist es für Projektmanagerinnen, stets am Laufenden zu bleiben. Besonders im Bereich der technischen Übersetzung sollte darauf geachtet werden, dass Projektmanager und Übersetzungspartnerinnen mit der Zeit gehen und neue Technologien willkommen heißen. Daher steht die Teilnahme an Schulungen, Webinaren, Konferenzen und Workshops für Projektmanagerinnen am Tagesplan. Dabei entwickeln sich neue Ideen, moderne Ansätze und vielseitiges Wissen. Der Projektmanager sieht seine Kundinnen als Partnerinnen und gibt Informationen zu Entwicklungen in der Übersetzerbranche an sie weiter. Kunden bleiben also stets am Laufenden, ohne selbst Schulungen besuchen zu müssen.
Rückfragen effizient verwalten
Professionelle Übersetzerinnen stellen Rückfragen und vermeiden dadurch lange Revisionsprozesse sowie inkorrekte Übersetzungen. Erfahrene Projektmanager verwalten diese Rückfragen effizient und sparen der Kundin Zeit. Wird ein Text in viele verschiedene Sprachen übersetzt, stoßen Übersetzerinnen der jeweiligen Sprachen oft auf die gleichen Probleme. Der Kunde müsste dann den Übersetzerinnen für Französisch, Englisch, Italienisch, Spanisch, Russisch (unzählige Sprachen könnten hier noch folgen) immer wieder dieselben Fragen beantworten. Hier kommt der Projektmanager ins Spiel. Dieser sammelt und verwaltet die Fragen, kontaktiert die Kundin, welche sich der Beantwortung der geordneten Fragen widmen kann. Die Fragen und Antworten werden in eine kundenspezifische Datenbank eingetragen, damit
- die Übersetzer und Revisorinnen des aktuellen Projekts die Antworten sehen,
- die Antworten archiviert werden und für zukünftige Übersetzungen zur Verfügung stehen bzw.
- der Projektmanager bei zukünftigen Übersetzungen bereits vor dem Aufkommen von Unklarheiten handeln kann, um die Übersetzerinnen über kundenspezifische Anforderungen aufzuklären.
Das ist also die ideale Projektmanagerin…
Wie kann der Projektmanager all diesen Anforderungen gerecht werden? Durch on the job-Training und Berufserfahrung kann der Projektmanager zu seiner Höchstform auflaufen. Von großem Vorteil ist es, wenn die Projektmanagerin selbst eine Ausbildung als Übersetzerin und praktische Erfahrung im Übersetzen und Revidieren hat. Diese Erfahrung gibt ihr ein wertvolles Verständnis der verschiedenen Phasen und Probleme, die bei Übersetzungsprojekten auftreten können. Noch wichtiger ist, dass der Projektmanager diese Probleme, wenn möglich, schon im Vorfeld erkennt und löst. Diese Fähigkeit kombiniert mit Serviceorientierung, Detailverliebtheit, Gewissenhaftigkeit und hervorragender Kommunikationsfähigkeit in mehreren Sprachen ergibt die Projektmanagerin, die man sich an der Seite wünscht.
Die im Text gewählten personenbezogenen Bezeichnungen sollen sich ausdrücklich auf alle Geschlechter in gleicher Weise beziehen. Soweit im Text die männliche Form gewählt wurde, geschah dies aufgrund der besseren Lesbarkeit. Hintergründe zu unserer Entscheidung finden Sie in unserem Artikel So lebt MEINRAD das Thema Gleichberechtigung und gendergerechte Sprache.
