Spricht man im Bereich der technischen Kommunikation von Einsparungspotenzial, so kommt man um eine Aufforderung nicht herum: Vermeiden Sie Inkonsistenzen! Aber was genau ist damit eigentlich gemeint, welche Konsequenzen haben Inkonsistenzen und wie kann man sie vermeiden?
Kurz und knapp: Das sind Inkonsistenzen
Werden für einen Gegenstand unterschiedliche Begriffe oder auch Schreibweisen verwendet, so spricht man von einer Inkonsistenz.
Welche Arten von Inkonsistenzen gibt es?
Es gibt grundsätzlich zwei Arten von Inkonsistenzen:
- inkonsistente Schreibweisen
- Verwendung von Synonymen
Die Inkonsistenzen in der Schreibweise führen zwar zu keinem Missverständnis, sie haben aber wesentliche Auswirkungen auf die Kosten im Falle einer Übersetzung (dazu später mehr).
Hier ein paar Beispiele für inkonsistente Schreibweisen
- Vierkantholz
- 4-Kant-Holz
- Vierkant-Holz
- 4-Kantholz
- 3-Spindel-Bohrkopf
- 3-Spindelbohrkopf
- Drei-Spindel-Bohrkopf
- Dreispindel-Bohrkopf
- Dreispindelbohrkopf
Ein Augenmerk ist auch auf die Schreibweise der Zahlen und des Datums zu legen, um inkonsistente Schreibweisen zu verhindern:
- 15000,00
- 15.000,00
- 15.000
- 01/01/2021
- 01.01.2021
- 1. Januar 2021
Etwas kniffliger ist die Verwendung von Synonymen, da sich der Leser immer wieder fragen muss, ob ein und derselbe Gegenstand gemeint ist. Das kann ganz schnell zu einer Kommunikationsverzerrung führen und damit zu Wettbewerbsnachteilen und finanziellen Einbußen.
Hier ein paar Beispiele für die Verwendung von Synonymen:
- Auto → Fahrzeug, Kfz, Personenwagen, Gefährt, Verkehrsmittel usw.
- Gerät → Anlage, Maschine, Apparat, Instrument, Radio, Empfänger, Sender usw.
- Betrieb → Werk, Fabrik, Geschäft, Niederlassung, Unternehmen, Firma usw.
- Taste → Schalter, Knopf, Taster, Button, usw.
Es gibt natürlich keinen „richtigen“ oder „falschen“ Begriff per se. Jedes Unternehmen sollte jedoch seine eigene Terminologie definieren und in der gesamten Kommunikation konsistent verwenden. Denn Inkonsistenzen können ungeahnte Folgen haben, die später noch erörtert werden.
Wie entstehen Inkonsistenzen?
Das sind die drei häufigsten Ursachen von Inkonsistenzen:
- Der einfachste Grund ist jener: Im Deutschunterricht in der Schule haben viele gelernt, abwechslungsreich zu schreiben – sonst droht ein Punktabzug in der Bewertung und die Anmerkung „Wortwiederholung“ steht in rot als Begründung da. Bei der Erstellung von technischen Dokumenten ist dies aber nicht der Fall. Je eindeutiger der Text ist, umso besser – egal ob Wortwiederholung oder nicht.
- Ein weiterer Grund ist eine fehlende oder uneinheitliche Terminologie im Unternehmen. Entwickler, Programmierer, Einkauf, Marketing etc. verwenden unterschiedliche Begriffe für dasselbe Teil. Damit weisen Verkaufsunterlagen, Marketing-Broschüren, Bedienungsanleitungen und Serviceanweisungen inkonsistente Begriffe auf, was für den Leser nicht nur verwirrend ist. Im schlimmsten Fall kann es dadurch zu folgenschweren Fehlern durch Missverständnisse kommen.
- Auch kann sich die Schreibweise und Bedeutung eines Wortes im Laufe der Zeit ändern und in älteren Dokumenten werden noch Begriffe benutzt, die nicht mehr dem Standard entsprechen, somit sind auch hier Inkonsistenzen zwischen alten und aktuellen Dokumenten möglich. Werden (ältere) Textteile immer wieder verwendet und nicht auf Inkonsistenzen kontrolliert, so ist auch das eine potentielle Quelle für Inkonsistenzen.
Wie wirken sich Inkonsistenzen im Ausgangstext aus?
Inkonsistenzen in der Technischen Dokumentation können aus folgenden Gründen zu Mehrkosten führen:
Übersetzungskosten (inkl. Rückfragenmanagement) sind höher
Die Übersetzungskosten sind einer der größten Kostenfaktoren in der Technischen Kommunikation. Sie verursachen erhöhte Kosten bei der Übersetzung eines Wortes und führen häufig zu Fragen und Unklarheiten bei Übersetzern. Diese Fragen müssen bearbeitet werden, was wiederum Zeit und Geld kostet.
Beschränkte Möglichkeiten beim Einsatz von Machine Translation
Im Zeitalter der Digitalisierung profitiert auch die Übersetzung von künstlicher Intelligenz. Durch den Einsatz von trainierbaren oder generischen Machine Translation Engines können Texte und Technische Dokumente effizient vorübersetzt werden, vorausgesetzt die Qualität des Ausgangstextes ist gut. Inkonsistente Ausgangstexte sind häufig nicht für den Einsatz von Machine Translation geeignet, weil die Maschine dann genauso inkonsistente Ergebnisse liefert und die Übersetzung somit nicht die Qualitätsanforderungen erfüllt.
Kundenzufriedenheit ist niedriger aufgrund schwer verständlicher Dokumente
Muss sich der Kunde erst durch einen Dschungel von Begriffen kämpfen und dabei immer wieder nachdenken, was genau gemeint ist, führt das zu Missmut und Unlust. Die Rezensionen zum Produkt werden dementsprechend negativ ausfallen.
Erhöhter Personal- und Abstimmungsaufwand
Der technische Support wird durch häufige Rückfragen aufgrund schwer verständlicher oder mehrdeutiger Dokumente blockiert und kann sich nicht um andere wichtigere Lösungen bemühen.
Haftbarkeit im Falle von Fehlern in der Dokumentation
Seit 2004 gilt das Geräte- und Produkthaftungsgesetz. Es verbietet das Inverkehrbringen unsicherer Produkte. Damit rückt die Thematik inkonsistente Fachbegriffe in der Technische Dokumentation ins Visier der Behörden. Eine Betriebsanleitung ist rechtlich dem Produkt gleichgestellt. Ist die Betriebsanleitung nicht vorhanden, unvollständig, inhaltlich falsch oder ggf. nicht übersetzt, ist die Maschine (!) fehlerhaft.
Erschwerte Volltextsuche
Durch den heutigen Trend zur Online-Dokumentation mit Volltextsuche werden konsistente Fachbegriffe als zentrale Komponente immer wichtiger. Inkonsistente Begriffe werden nicht gefunden. Nur ein konsistenter Wortbestand kann die erwartete Qualität im Bereich der Volltextsuche gewährleisten.
Nicht wiederverwendbare Informationseinheiten
Inkonsistente Fachbegriffe verhindern auch die effiziente Wiederverwendung von Informationseinheiten innerhalb eines Redaktionssystems.
Welche Auswirkungen haben Inkonsistenzen auf die Übersetzung?
Auch auf der Übersetzungsseite haben Inkonsistenzen im Ausgangstext große Auswirkungen auf die Kosten – vor allem, weil sich diese bei jeder weiteren Sprache multiplizieren. So wird viel Einsparungspotential durch interne Wiederholungen oder Treffer aus dem Translation Memory brach liegen gelassen.
Interne Wiederholung
Gerade in technischen Dokumenten kommt ein Satz häufig mehr als einmal vor. Arbeitet der Übersetzungsdienstleister mit einem CAT-Tool, so erkennt dieses einen öfter vorkommenden Satz als eine interne Wiederholung. Im besten Fall werden diese Wiederholungen nur einmal verrechnet, was zu enormen Einsparungen führt.
Hier ein Beispiel:
Das Vierkantholz auf die Auflage montieren.
Das 4-Kant-Holz auf die Auflage montieren.
Bei konsistenter Schreibweise würden hier nur 6 Wörter verrechnet werden. Wird aber der Begriff im zweiten Satz anders geschrieben, würden 12 Wörter verrechnet. => Beide Sätze haben dieselbe Bedeutung, werden aber extra verrechnet.
Treffer aus dem Translation Memory
Werden die Übersetzungen mittels eines CAT-Tools durchgeführt, so wird jede Übersetzung von einem Satz in einer Datenbank (Translation Memory) gespeichert. Diese Sammlung steht dem Kunden bei jedem neuen Übersetzungslauf zu Verfügung. Ein bereits übersetzter Satz wird im Translation Memory gefunden und nicht mehr neu berechnet. Befinden sich jedoch Inkonsistenzen im Text, findet das Programm die bereits vorhandene Variante nicht.
Hier ein Beispiel:
Bisher wurde der Begriff „NOT-AUS Schalter“ verwendet und auch übersetzt:
Das Gerät wird durch den NOT-AUS Schalter angehalten.
Plötzlich wird aber der Begriff „NOT-AUS Knopf“ verwendet:
Das Gerät wird durch den NOT-AUS Knopf angehalten.
Wurde die Übersetzung der ersten Variante im Translation Memory gespeichert, so wird diese auch gefunden und entsprechend als Einsparung erkannt. Die zweite Variante wird nicht gefunden und so kommt es zu einer kompletten Neuverrechnung der zweiten Variante.
Wie kann man Inkonsistenzen vermeiden?
Will man Inkonsistenzen vermeiden so hat man drei Schrauben, an denen man drehen kann:
Eine Terminologieliste, die unternehmensweit (am besten online) zugänglich ist, ist die beste Vorbeugemaßnahme, die getroffen werden kann. Hier werden nicht nur die Begriffe selbst, sondern auch Schreibweisen, Unworte und Definitionen gesammelt.
- Style-Guides erarbeiten
Ein ausformulierter und für alle zugänglicher Style-Guide deckt Schreibweisen und Synonyme ebenfalls ab und beugt so Inkonsistenzen vor.
- Ausgangstext-Korrektur regelmäßig durchführen
Eine regelmäßig durchgeführte Ausgangstext-Korrektur hilft, Inkonsistenzen in den Ausgangstexten aufzudecken und unterstützt bei der Einhaltung der unternehmensweiten Schreibstandards.
Jetzt wo klar ist, was Inkonsistenzen sind, noch ein Tipp: Vermeiden Sie Inkonsistenzen und nutzen Sie dadurch alle genannten Möglichkeiten, um Kosten, Zeit und Ärger zu sparen! Möchten Sie mit einem unserer Experten gemeinsam überlegen, wie und wo Sie bei der Übersetzung Zeit und Kosten sparen können? Vereinbaren Sie eine “Brain Dump-Session”!
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