Wer sich für die Automatisierung des Übersetzungsprozesses interessiert, stößt unweigerlich auf das breite Thema Schnittstellen mit seinen vielfältigen und individuellen Möglichkeiten. Je nach verwendeten Systemen gibt es unterschiedliche Lösungen. Bevor es ans Eingemachte geht und an die konkrete Umsetzung gemeinsam mit dem Übersetzungsbüro gedacht werden kann, sollten intern einige Punkte geklärt werden.
Vielleicht ärgern auch Sie sich (manchmal) darüber, wie aufwändig ein Übersetzungsablauf sein kann: die zu übersetzenden Dateien sammeln, zippen, an das Übersetzungsbüro schicken, übersetzte Dateien in Empfang nehmen, entzippen, an die richtige Stelle in der Ordnerstruktur einfügen, prüfen, etc. Wenn auch Sie mit solchen Problemen kämpfen, dann wäre es an der Zeit, an die Einrichtung einer Übersetzungsschnittstelle zu denken, um die erwähnten zeitraubenden Tätigkeiten der Vergangenheit angehören zu lassen und mühsame Prozesse zu automatisieren. Damit verbinden Sie Ihr System mit dem System des Übersetzungsbüros – für ein Maximum an Effizienz und Agilität im Workflow. Gerade, wenn regelmäßig größere Mengen an Text oder hunderte Dateien übersetzt werden sollen oder in kurzen Abständen neuer Content benötigt wird, amortisiert sich eine Schnittstelle bald.
Überlegungen vor der Implementierung einer Schnittstelle
So weit, so gut. Doch wie geht man die Implementierung einer Schnittstelle nun genau an? Übersetzungsbüro anrufen, bestellen und morgen geht’s los? Ganz so einfach ist es bei den meisten Systemen zwar nicht, aber: Wer sich im Vorfeld Gedanken macht und etwas Zeit für die Einrichtung und eine Testphase mitbringt, wird schnell die Vorzüge (s)einer Schnittstelle genießen können.
Folgende Punkte sollten idealerweise geklärt sein, ehe Gespräche mit dem Übersetzungsbüro aufgenommen werden:
1. Über technische Umsetzbarkeit informieren
Es klingt simpel, aber eine der wichtigsten Fragen ist jene nach den technischen Voraussetzungen des Quellsystems. Das Quellsystem kann zum Beispiel ein Redaktionssystem wie SchemaST4 sein, ein Redaktionstool wie MadCap Flare, ein Dateimanagement- oder Versionskontrollsystem usw. Bringen Sie in Erfahrung, ob das von Ihnen verwendete CMS, PIM oder Redaktionssystem überhaupt eine Möglichkeit zur API-Anbindung bietet oder andere notwendige Funktionen zur Verfügung stellt, wie zum Beispiel den Export und Import von Daten. Bei gängigen und bekannten Programmen sollte das in der Regel der Fall sein.
2. IT und Datensicherheitsaspekte klären
Ziel einer Schnittstelle ist der automatisierte Datenaustausch. Das ist auf jeden Fall sicherer, als Daten per Mail zu verschicken. Dennoch kann es sein, dass die IT-Richtlinien Ihres Unternehmens den automatisierten Datenaustausch verbieten. Daher ist es ratsam, unbedingt die IT-Abteilung zu involvieren.
3. Person, die sich auskennt, ins Boot holen
Je nach verwendetem System und insbesondere bei selbst programmierten oder adaptierten Systemen ist es unabdingbar, dass Sie auf Ihrer Seite jemanden haben, der sich mit dem System auf technischer Ebene auskennt und die nötigen Anpassungen vornehmen kann. Bei WordPress oder ähnlichen CMS-Systemen könnte dies auch eine unternehmensexterne Person sein, wie beispielsweise ein Mitarbeiter einer Marketingagentur, der die Website erstellt hat.
4. Wunsch-Workflow definieren
Eine Schnittstelle hat Auswirkungen auf den Übersetzungsworkflow. Versuchen Sie, möglichst genau zu skizzieren, wie Sie sich den künftigen Workflow vorstellen. Dazu zählen Fragen wie:
- Welche Personen sollen Übersetzungen in Auftrag geben?
- Welche Service Levels/Dienstleistungen benötige ich?
- Sollen Angebote oder gleich verbindliche Übersetzungen ausgelöst werden?
- Muss eine Korrekturschleife miteinbezogen werden?
- Welche Zielsprachen werden benötigt?
- Werden Benachrichtigungen gewünscht, sobald eine Übersetzung geliefert wurde und wenn ja, wer soll diese erhalten?
5. Kosten/Auswirkungen auf Preisgestaltung bedenken
Grundsätzlich ermöglicht eine Übersetzungsschnittstelle deutliche Einsparungen bei Zeit und Kosten. Besonders, wenn man laufend und viel zu übersetzen hat, rechnet sie sich schnell. Dennoch sollte man bedenken, dass eine Schnittstelle nicht nur initiale Kosten verursacht, sondern gegebenenfalls auch laufende. Das hängt vom verwendeten System ab. Je nachdem, was rahmenvertraglich vereinbart ist, könnten die automatisierten Projekte aber auch Auswirkungen auf die Übersetzungskosten an sich haben: Wenn regelmäßig nur sehr geringe Textmengen zu übersetzen sind, könnten eventuell Mindestpauschalen anfallen, die durch „Zusammenwarten“ vermeidbar wären.
6. Zeit einplanen
Wer eine Schnittstelle möchte, sollte es idealerweise nicht allzu eilig haben. Gut Ding braucht etwas Weile. Je nach verwendetem System ist neben dem Implementierungsaufwand nämlich auch eine gute Abstimmung zwischen Ihnen und dem Übersetzungsbüro erforderlich. Stellen Sie sich auf einen oder mehrere Testläufe ein, damit es dann auch wirklich rund läuft.
Mit diesen sechs sehr allgemeinen Punkten sind Sie gut gerüstet für ein Beratungsgespräch bei Ihrem Übersetzungsbüro. Letztlich ist eine Schnittstelle sehr individuell, es gibt je nach System vielfältige Möglichkeiten.
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