Spricht man im Bereich der technischen Kommunikation von Einsparungspotenzial, so kommt man um eine Aufforderung nicht herum: Vermeiden Sie Inkonsistenzen! Aber was genau ist damit eigentlich gemeint, welche Konsequenzen haben Inkonsistenzen und wie kann man sie vermeiden?
Werden für einen Gegenstand unterschiedliche Begriffe oder auch Schreibweisen verwendet, so spricht man von einer Inkonsistenz.
Es gibt grundsätzlich zwei Arten von Inkonsistenzen:
Die Inkonsistenzen in der Schreibweise führen zwar zu keinem Missverständnis, sie haben aber wesentliche Auswirkungen auf die Kosten im Falle einer Übersetzung (dazu später mehr).
Hier ein paar Beispiele für inkonsistente Schreibweisen
Ein Augenmerk ist auch auf die Schreibweise der Zahlen und des Datums zu legen, um inkonsistente Schreibweisen zu verhindern:
Etwas kniffliger ist die Verwendung von Synonymen, da sich der Leser immer wieder fragen muss, ob ein und derselbe Gegenstand gemeint ist. Das kann ganz schnell zu einer Kommunikationsverzerrung führen und damit zu Wettbewerbsnachteilen und finanziellen Einbußen.
Hier ein paar Beispiele für die Verwendung von Synonymen:
Es gibt natürlich keinen „richtigen“ oder „falschen“ Begriff per se. Jedes Unternehmen sollte jedoch seine eigene Terminologie definieren und in der gesamten Kommunikation konsistent verwenden. Denn Inkonsistenzen können ungeahnte Folgen haben, die später noch erörtert werden.
Das sind die drei häufigsten Ursachen von Inkonsistenzen:
Inkonsistenzen in der Technischen Dokumentation können aus folgenden Gründen zu Mehrkosten führen:
Die Übersetzungskosten sind einer der größten Kostenfaktoren in der Technischen Kommunikation. Sie verursachen erhöhte Kosten bei der Übersetzung eines Wortes und führen häufig zu Fragen und Unklarheiten bei Übersetzern. Diese Fragen müssen bearbeitet werden, was wiederum Zeit und Geld kostet.
Im Zeitalter der Digitalisierung profitiert auch die Übersetzung von künstlicher Intelligenz. Durch den Einsatz von trainierbaren oder generischen Machine Translation Engines können Texte und Technische Dokumente effizient vorübersetzt werden, vorausgesetzt die Qualität des Ausgangstextes ist gut. Inkonsistente Ausgangstexte sind häufig nicht für den Einsatz von Machine Translation geeignet, weil die Maschine dann genauso inkonsistente Ergebnisse liefert und die Übersetzung somit nicht die Qualitätsanforderungen erfüllt.
Muss sich der Kunde erst durch einen Dschungel von Begriffen kämpfen und dabei immer wieder nachdenken, was genau gemeint ist, führt das zu Missmut und Unlust. Die Rezensionen zum Produkt werden dementsprechend negativ ausfallen.
Der technische Support wird durch häufige Rückfragen aufgrund schwer verständlicher oder mehrdeutiger Dokumente blockiert und kann sich nicht um andere wichtigere Lösungen bemühen.
Seit 2004 gilt das Geräte- und Produkthaftungsgesetz. Es verbietet das Inverkehrbringen unsicherer Produkte. Damit rückt die Thematik inkonsistente Fachbegriffe in der Technische Dokumentation ins Visier der Behörden. Eine Betriebsanleitung ist rechtlich dem Produkt gleichgestellt. Ist die Betriebsanleitung nicht vorhanden, unvollständig, inhaltlich falsch oder ggf. nicht übersetzt, ist die Maschine (!) fehlerhaft.
Durch den heutigen Trend zur Online-Dokumentation mit Volltextsuche werden konsistente Fachbegriffe als zentrale Komponente immer wichtiger. Inkonsistente Begriffe werden nicht gefunden. Nur ein konsistenter Wortbestand kann die erwartete Qualität im Bereich der Volltextsuche gewährleisten.
Inkonsistente Fachbegriffe verhindern auch die effiziente Wiederverwendung von Informationseinheiten innerhalb eines Redaktionssystems.
Auch auf der Übersetzungsseite haben Inkonsistenzen im Ausgangstext große Auswirkungen auf die Kosten – vor allem, weil sich diese bei jeder weiteren Sprache multiplizieren. So wird viel Einsparungspotential durch interne Wiederholungen oder Treffer aus dem Translation Memory brach liegen gelassen.
Gerade in technischen Dokumenten kommt ein Satz häufig mehr als einmal vor. Arbeitet der Übersetzungsdienstleister mit einem CAT-Tool, so erkennt dieses einen öfter vorkommenden Satz als eine interne Wiederholung. Im besten Fall werden diese Wiederholungen nur einmal verrechnet, was zu enormen Einsparungen führt.
Hier ein Beispiel:
Das Vierkantholz auf die Auflage montieren.
Das 4-Kant-Holz auf die Auflage montieren.
Bei konsistenter Schreibweise würden hier nur 6 Wörter verrechnet werden. Wird aber der Begriff im zweiten Satz anders geschrieben, würden 12 Wörter verrechnet. => Beide Sätze haben dieselbe Bedeutung, werden aber extra verrechnet.
Werden die Übersetzungen mittels eines CAT-Tools durchgeführt, so wird jede Übersetzung von einem Satz in einer Datenbank (Translation Memory) gespeichert. Diese Sammlung steht dem Kunden bei jedem neuen Übersetzungslauf zu Verfügung. Ein bereits übersetzter Satz wird im Translation Memory gefunden und nicht mehr neu berechnet. Befinden sich jedoch Inkonsistenzen im Text, findet das Programm die bereits vorhandene Variante nicht.
Hier ein Beispiel:
Bisher wurde der Begriff „NOT-AUS Schalter“ verwendet und auch übersetzt:
Das Gerät wird durch den NOT-AUS Schalter angehalten.
Plötzlich wird aber der Begriff „NOT-AUS Knopf“ verwendet:
Das Gerät wird durch den NOT-AUS Knopf angehalten.
Wurde die Übersetzung der ersten Variante im Translation Memory gespeichert, so wird diese auch gefunden und entsprechend als Einsparung erkannt. Die zweite Variante wird nicht gefunden und so kommt es zu einer kompletten Neuverrechnung der zweiten Variante.
Will man Inkonsistenzen vermeiden so hat man drei Schrauben, an denen man drehen kann:
Eine Terminologieliste, die unternehmensweit (am besten online) zugänglich ist, ist die beste Vorbeugemaßnahme, die getroffen werden kann. Hier werden nicht nur die Begriffe selbst, sondern auch Schreibweisen, Unworte und Definitionen gesammelt.
Ein ausformulierter und für alle zugänglicher Style-Guide deckt Schreibweisen und Synonyme ebenfalls ab und beugt so Inkonsistenzen vor.
Eine regelmäßig durchgeführte Ausgangstext-Korrektur hilft, Inkonsistenzen in den Ausgangstexten aufzudecken und unterstützt bei der Einhaltung der unternehmensweiten Schreibstandards.
Jetzt wo klar ist, was Inkonsistenzen sind, noch ein Tipp: Vermeiden Sie Inkonsistenzen und nutzen Sie dadurch alle genannten Möglichkeiten, um Kosten, Zeit und Ärger zu sparen! Möchten Sie mit einem unserer Experten gemeinsam überlegen, wie und wo Sie bei der Übersetzung Zeit und Kosten sparen können? Vereinbaren Sie eine “Brain Dump-Session”!
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