Petra Dutz, zuständig für den Neukundenvertrieb bei Quanos, spricht im Interview über das Redaktionssystem SCHEMA ST4 und seine Vorteile für den Übersetzungsprozess – von der Terminologieprüfung bis hin zu Automatisierungsmöglichkeiten. Als zertifizierter Quanos-Partner verfügt MEINRAD über Know-how in der Übersetzung von in ST4 erstellten Inhalten und kann auch Schnittstellen leicht realisieren.
Mein Name ist Petra Dutz und ich habe Angewandte Sprach- und Kulturwissenschaft in Germersheim (Johannes Gutenberg-Universität Mainz) studiert. Nebenberuflich unterrichte ich dort noch seit fast 20 Jahren das Themenfeld CAT-Tools. Nach Studienabschluss habe ich über 20 Jahre in verschiedenen Positionen im Umfeld von Übersetzungs- und Lokalisierungstechnologien gearbeitet und dabei auch immer schon Berührung mit Technischer Dokumentation gehabt. Seit 2 ½ Jahren wirdme ich mich jetzt zu 100% diesem Thema und bin bei Quanos im Neukundenvertrieb tätig. Wie es dazu kam? Ich dachte, es sei Zeit für etwas Neues und die Stellenausschreibung hat mich enorm angesprochen. In dieser Tätigkeit berate ich Kunden weltweit bei der Einführung von smarten Lösungen für erfolgreiches Informationsmanagement. Ich finde die Technische Redaktion ist ein sehr komplexes Thema: Oft ist sie etwas außen vor, aber sie hat viele Schnittstellen im Unternehmen.
SCHEMA ST4 ist das Redaktionssystem von Quanos, das es schon seit den 90er Jahren gibt. Ich zähle nicht gern einfach die Vorteile oder USPs auf und sage, das und das können wir besser als der Mitbewerb. Wichtig ist, dass das Redaktionssystem zu den Anforderungen des Kunden passt. Dementsprechend sind auch die Vorteile ganz individuell. Grundsätzlich bietet SCHEMA ST4 aber z. B. umfangreiche Funktionen im Übersetzungsmanagement. Die meisten unserer Kunden brauchen ihren Content in mehreren Sprachen – das geht von sechs bis acht Sprachen bis hin zu 30 oder 40. Oft ist es nach meiner Erfahrung so, dass Technische Redakteure sich zusätzlich um das Übersetzungsmanagement kümmern und da besteht sehr oft der Wunsch, das einfach und effizient zu machen. Dafür ist SCHEMA ST4 ideal geeignet. Ein Wunsch, der uns immer häufiger begegnet, ist der nach Automatisierung in der Technischen Redaktion. Viele Redakteure haben erkannt, dass – vereinfacht ausgedrückt – Knöpfchen drücken, Übersetzungsdaten ausspielen und ans Übersetzungsbüro schicken und anschließend wieder Knöpfchen drücken und das Handbuch ist übersetzt – ihren Arbeitsalltag erleichtert. Das ist mit SCHEMA ST4 möglich.
Da ist zum Beispiel die Layout-Gestaltung zu nennen. Das ist ein großes Thema in der Technischen Redaktion, denn mit der Übersetzung alleine ist es ja nicht getan. Der Aufwand fürs Layouten multipliziert sich nach der Übersetzung. Man kennt es ja: Kaum fügt man an einer Stelle etwas ein, verrutscht oftmals alles. Da schafft SCHEMA ST4 Abhilfe: Es bietet die Möglichkeit, vollautomatisierte Layouts ohne Programmieraufwand zu erstellen. Dazu ist keine zusätzliche Software nötig. SCHEMA ST4 bietet ein Gesamtpaket, bei dem man alles selbst in der Hand haben kann. Und falls man einzelne Schritte doch nicht selbst machen möchte oder kann, hat man aber die Möglichkeit, auf ein Partnernetzwerk zurückzugreifen.
Geschätzt wird von unseren Kunden z. B. aber auch die Möglichkeit, dass man Inhalte wahlweise über die Microsoft Word-Oberfläche erstellen kann, in XMetaL als XML-Editor oder seit neuestem auch rein Browser-basiert im ST4 WebAuthor.
In Sachen Autorenunterstützung wären die Terminologieprüfung und das Hinweisen auf ähnliche Sätze zu nennen. Diese Ähnlichkeitssuche kann man sich als Art Translation Memory in der Ausgangssprache vorstellen. Sie zeigt während des Schreibens ähnliche Sätze an, sodass der Autor Sätze wiederverwenden kann. Das sorgt natürlich nicht nur für Konsistenz in den Dokumenten der Erfassungssprache, sondern spart im nächsten Schritt auch Übersetzungskosten.
Ein Redaktionssystem hilft dabei, die Qualität des Ausgangstextes zu verbessern. Durch die bereits erwähnte Autorenunterstützung beim Schreiben und die Anzeige bzw. Prüfung von Terminologie ist es beim Texten einfacher, konsistent zu schreiben und Varianten zu vermeiden. Sie schreiben einen Satz ein Mal und dieser wird dann genau ein Mal übersetzt und ist dann im Redaktionssystem.
Der Vorteil liegt ganz klar darin, dass man sich als Kunde darauf verlassen kann, dass das Übersetzungsbüro die technischen Möglichkeiten und etwaige „Schwierigkeiten“ / Besonderheiten kennt. Somit ist der Aufbau eines entsprechenden Workflows ideal begleitbar und man hat keine unlösbaren Probleme zu befürchten.
SCHEMA ST4 verfügt über eine Terminologie-Komponente. Diese ist begriffsorientiert. Man kann Definitionen, Fachgebiete, Benennungen und grammatikalische Informationen sowie den Status – also ob der Begriff verboten, bevorzugt oder alternativ ist – angeben. Es besteht auch die Möglichkeit, eine Abbildung für den Begriff zu hinterlegen.
Über das Austauschformat tbx kann man die Terminologie ausspielen oder im Gegenzug wieder zurückfliegen lassen. Das geschieht im Standard manuell. Es ist aber auch möglich, einen automatisierten Terminologie-Prozess einzurichten und entsprechende Workflows zu gestalten. Hier sollte man aber ein Auge darauf haben, dass Menge und Frequenz gegeben sind, damit sich das lohnt.
Sowohl unternehmensintern als auch -extern sind Anbindungen möglich. Die Technische Redaktion lebt ja nicht auf einer Insel, sie ist Schnittstelle zu vielen Unternehmensbereichen. So sind beispielsweise Anbindungen zu PIM-Systemen oder SAP-Systemen möglich. Wie das im Detail aussehen kann, muss man sich individuell ansehen.
Mit CAT-Tools von Übersetzungsbüros kann SCHEMA ST4 auch verbunden werden, z. B. über den COTI-Standard in seinen verschiedenen Ausprägungen.
Level 1 ist der (manuelle) Austausch eines ZIP-Ordners. Bei Level 2 wird ein so genannter „Hot Folder“ eingerichtet, auf den SCHEMA ST4 und das CAT-Tool Zugriff haben. In festgelegten Abständen wird der Ordner vom System des Übersetzungsbüros überwacht und sobald neuer Inhalt vorhanden ist, holt ihn das System zur Übersetzung ab. Ist die Übersetzung fertig, kommen die Daten über denselben Weg wieder retour ins Redaktionssystem. Level 3 ist eine direkte Webschnittstelle, wo noch zusätzlich Meta-Info abrufbar ist, also zum Beispiel, wer gerade an einem Auftrag arbeitet. Alle Level haben ihre Daseinsberechtigung, aber Stand heute findet am häufigsten Level 2 Verwendung. Hier ist aus meiner Sicht der Kosten-Nutzen-Faktor am besten und vor allem unterstützt eigentlich so ziemlich jedes CAT-Tool COTI Level 2.
Ein Thema, das viele interessiert, ist die Frage nach der Implementierung von KI. Im Kontext Übersetzung ist es z. B. möglich, Texte direkt aus SCHEMA ST4 an beispielsweise DeepL zu schicken, aber das ist nichts, was wir unbedingt empfehlen würden. Die Übersetzungen landen dann potenziell ungeprüft mit dem Status „übersetzt“ im System, typischerweise in einer oder mehreren Sprachen, derer die Auftraggeber nicht mächtig sind. Meiner Meinung nach sollten Übersetzungen in die Hände von kompetenten Personen gegeben werden – nicht zuletzt aus haftungstechnischer Sicht. Dabei kann dann durchaus Maschinelle Übersetzung genutzt werden, aber eben von Profis, die das MÜ-Ergebnis bewerten und ggf. verbessern und korrigieren können, bevor es ins Redaktionssystem zurückgespielt wird.
Ganz allgemein zum Thema KI: Wir haben seit heuer mit „plusmeta“ einen führenden Anbieter von KI-Technologie in der Quanos-Familie. Ich glaube, dass sich da in überschaubarer Zukunft einiges tun wird und dass es etliche Dinge im Bereich der Technischen Redaktion gibt, die KI übernehmen bzw. wo sie sinnvoll unterstützen kann, so wie es heute beispielsweise schon mit der KI-gestützten Vergabe von Metadaten möglich ist.
Titelbild © Quanos