Unternehmen, deren Geschäftsfeld sich nicht nur aufs Inland beschränkt, benötigen mehrsprachige Inhalte. Während der Bedarf an Übersetzungen vermutlich jährlich wächst, bleibt das Budget dafür aber meist unverändert oder soll gar reduziert werden. Kein Grund, gleich zu einem Billiganbieter zu wechseln! Es gibt einige Möglichkeiten, Übersetzungskosten zu reduzieren und damit Einsparungen zu erzielen.
Qualität hat ihren Preis, besagt eine Redewendung. Das trifft auf Übersetzungen zwar ebenso zu, dennoch besteht in diesem Bereich meist großes Optimierungs- und damit Einsparungspotenzial, ohne die Qualität zu beeinträchtigen. Es lohnt sich, die einzelnen Faktoren unter die Lupe zu nehmen. Sie werden überrascht sein, wie hoch die Einsparungen sind!
Doch an welchen Schrauben kann man nun drehen, wenn man die Übersetzungskosten senken möchte?
Eines vorweg: Nicht alle Texte sind für den Einsatz von Machine Translation geeignet. (Und wenn wir Machine Translation schreiben, meinen wir Machine Translation und ein professionelles Post-Editing, denn alle Dokumente, die nach außen gehen, sollten unbedingt von einem Menschen auf Fehler geprüft werden!) Gut geeignet sind in der Regel Technische Dokumentationen, sofern das Vokabular nicht zu spezifisch ist und die Sätze kurz und eindeutig sind. In solchen Fällen sind Kosteneinsparungen von etwa 30 % realistisch.
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Ihre interne Übersetzungsabteilung übersetzt direkt in den Dokumenten oder Sie arbeiten mit einem Übersetzungsbüro zusammen, das dies tut? Überdenken Sie das. Durch den Umstieg auf ein CAT-Tool beziehungsweise Translation-Memory-System, lässt sich enorm viel sparen. Vor allem im Bereich der technischen Dokumentation, wo Sätze wiederverwendet werden und entsprechend oft vorkommen, ist ein Translation Memory unerlässlicher Partner, wenn es darum geht, das Sparschwein wenig zu schröpfen. Jeder übersetzte Satz wird im Translation Memory gespeichert. Kommt er in diesem oder einem anderen Dokument erneut vor, muss er nicht mehr bezahlt werden.
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Je umfangreicher das Translation Memory bei einem Übersetzungspartner ist, desto mehr kann tendenziell bei Folgeübersetzungen gespart werden. Daher ist es sinnvoll, möglichst viel bei einem Übersetzungsbüro zu bestellen und nicht jede Übersetzung an ein anderes Übersetzungsbüro zu geben. Grundlage der Entscheidung ist meist das jeweils günstigste Angebot. Doch diese Methode ist nur scheinbar die günstigste, da durch die willkürliche Vergabe das Translation Memory nicht voll genutzt werden kann – und es wird auch nicht in der Form „gefüttert“, wie wenn alle Aufträge an ein Übersetzungsbüro gehen. Durch die Zentralisierung sind in der Regel auch bessere Konditionen (Volumenrabatte) möglich.
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Gut durchdachte und sinnvoll gestaltete Rahmenverträge bringen Klarheit und Sicherheit in der täglichen Zusammenarbeit mit einem Übersetzungsbüro. Im Idealfall ist der Vertrag ein Dokument, das alle Anforderungen und Eventualitäten berücksichtigt. Daher ist es sinnvoll, sich über die Bedürfnisse und Ansprüche im Klaren zu sein und sich im Vorfeld Gedanken zu machen, was man erwartet und benötigt. All das sollte dann im Vertrag aufgenommen werden. Wichtige Punkte können unter anderem sein: Schadensfälle, Mängel, Datenschutz & Geheimhaltungspflicht, Rücktritts- und Stornobedingungen, Beobachtungszeitraum, Preise & Rabatte, Verrechnungsgrundlage, Pauschalen, CAT-Grids usw.
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Wer schon einmal auf die Uhr gesehen hat, wenn er mit Copy-und-Paste-Tätigkeiten beschäftigt war, weiß, wie zeitraubend (und nebenbei fehleranfällig) diese Arbeitsweise ist. Vor allem, wenn regelmäßig Content zu übersetzen ist, der aus einem Content Management System herauskopiert, ans Übersetzungsbüro geschickt und anschließend wieder zurückkopiert werden muss, summieren sich die Stunden – Arbeitszeit, die an anderer Stelle wahrscheinlich sinnvoller eingesetzt werden könnte. Hier sorgt die Einrichtung einer Schnittstelle für Zeitersparnis. Eine Schnittstelle ermöglicht den automatisierten und verschlüsselten Datenaustausch zwischen zwei Systemen, konkret: Ihrem Content Management System (CMS) und dem System des Übersetzungsbüros. So können Inhalte automatisiert direkt aus dem CMS ans Übersetzungsbüro übermittelt und mühelos wieder integriert werden. Es ist nicht nötig, noch separat einen Auftrag beim Übersetzungsbüro auszulösen. Auch auf Seite des Übersetzungsbüros beansprucht der automatisierte Workflow weniger Ressourcen. Unter Umständen könnte es Rabatte auf solche Projekte geben.
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Mit einem Redaktionssystem erhöht sich nicht nur die Effizienz bei der Erstellung von Texten, es unterstützt auch die Wiederverwendung von Inhalten. Und Recycling hilft beim Sparen, da, wie bereits bei Punkt „Nutzung moderner Übersetzungstechnologien“ erklärt, wiederholte Inhalte nicht mehr bezahlt werden müssen. Ganz nebenbei wird auch die Konsistenz der ausgangssprachlichen Texte erhöht.
Ein guter und übersetzungsfreundlich geschriebener und gestalteter Ausgangstext ist das A und O für kostengünstige Übersetzungen. Kreativität in Wort und Design können jedoch teuer kommen und sollten – wo möglich – vermieden werden. Daher lohnt es sich, Texte vor der Übersetzung zu optimieren, um unnötige Übersetzungskosten zu vermeiden.
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Wie bereits erwähnt sind wiederholte Inhalte in Texten gut für den Geldbeutel. Im Umkehrschluss bedeutet das, dass Variantenreichtum zu Mehrkosten führt. Genau dieser ist in Technischen Dokumentationen weit verbreitet, wenn es keine definierte Terminologie gibt. Nur zu oft gibt es in Unternehmen für ein und dasselbe Bauteil mehrere Bezeichnungen.
Beispiel:
Schalten Sie die Anlage nach Benutzung ab.
Schalten Sie das System nach Benutzung ab.
Kommen in einem Text diese beiden Sätze vor, würde man (unnötigerweise) um sieben Wörter mehr bezahlen, als wenn man sich für einen Begriff/eine Variante entschieden hätte. Wenn das nun in 25 Sprachen übersetzt werden würde, wären es schon 175 Wörter. So können durch Kleinigkeiten schnell große Summen zusammenkommen, die absolut vermeidbar wären. Abhilfe schafft hier Terminologiemanagement.
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