Prozessoptimierung

Kosten senken, Produktivität steigern: Möglichkeiten, beim Sprachendienst zu sparen

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In wirtschaftlich schwierigeren Zeiten müssen viele Unternehmen den Gürtel enger schnallen, um überleben zu können. Einsparungsmaßnahmen kommen an allen Ecken und Enden zum Tragen – das betrifft auch die interne Übersetzungsabteilung. Das Übersetzungsteam ist oft als eine der ersten Abteilungen von Auslagerung und Entlassungen betroffen – aber es gibt noch viel mehr, was man (davor) tun kann.

Die Kosten für Sprachdienstleistungen im Unternehmen sind zu hoch? Überlegungen des Personalabbaus stehen im Raum? Stopp! Interne Übersetzungsabteilungen haben einen echten Mehrwert. Es gibt auch andere Lösungen, in diesem Bereich deutlich Kosten zu senken.

Flexible Outsourcing-Lösungen

Die erste Möglichkeit ist natürlich, Übersetzungen teilweise auszulagern. Bei Engpässen ist es wichtig, einen Partner zu haben, der dort hilft, wo er gebraucht wird. Der flexibel zur Stelle ist und sich nahtlos in die unternehmensinternen Prozesse einfügt, ganz so, als gehöre er zum internen Team. Durch schlanke Outsourcing-Lösungen wird nicht nur das Budget von Fixkosten entlastet, auch die Risiken werden minimiert. Zusätzlich ist eine besseres Kosten-Controlling möglich. Sinnvollerweise wird alles zentral an einen Übersetzungspartner ausgelagert, da dies am meisten finanzielle Einsparungen bringt und auch eine gleichbleibende Qualität sicherstellt (Stichwort: inkonsistente Übersetzungen). Übersetzungen sind aber nicht wie Kopierpapier oder andere Waren: Man sollte beim Einkaufen nicht jedes Mal mehrere Anbieter anfragen und sich dann jeweils für den günstigsten entscheiden. Diese Methode ist nur auf den ersten Blick billiger. Sie erfordert Zeit von den Mitarbeitern und führt zu terminologischem Durcheinander. Außerdem können Rabatte so nicht in vollem Umfang genutzt werden. Denn: Je umfangreicher das Translation Memory bei einem Übersetzungspartner ist, desto mehr kann tendenziell bei Folgeübersetzungen gespart werden.

Sharing Economy

Da moderne Sprachtechnologien viel Geld kosten, kann man weiters überlegen, ob man auch diesen Bereich auslagert und sich die entsprechende Software quasi mietet. Sharing Economy lautet der Schlüsselbegriff. Auf aktuelle Software zu verzichten und stattdessen veraltete Versionen zu verwenden oder umständlich zu arbeiten      (z. B. Übersetzungen in größerem Ausmaß ohne CAT-Tool zu bewerkstelligen), ist nicht sinnvoll – es ist wenig effizient und verschlingt somit Geld.

Optimieren statt Entlassen

Die zweite Möglichkeit, zusätzlich oder statt des Outsourcings, besteht darin, die interne Übersetzungsabteilung zu optimieren und auf Vordermann zu bringen. Hier besteht meist enormes Einsparungspotenzial. Dieses kann anhand eines 6D-Assessments aufgedeckt werden. Sind die Schwachpunkte erst identifiziert, kann mit gezielten Maßnahmensprints gegengesteuert und die Abteilung wieder auf Kurs gebracht werden. Die Schaffung skalierbarer Prozesse steht im Vordergrund. Hier empfiehlt es sich, externen Rat von einem Experten einzuholen, der weiß, was er tut und das Einsparungspotenzial im Vorfeld aufzeigen kann.

Workflows unter die Lupe nehmen, Mitarbeiter schulen

Oft sind es Kleinigkeiten bei der täglichen Arbeitsroutine, die enorm viel Zeit verschlingen und in Summe richtig viel Geld kosten. Eine solche Sache kann sein, dass Mitarbeiter nicht alle Funktionen der Programme kennen und Workflows daher unnötig kompliziert und zeitintensiv sind. So können beispielsweise Schulungen im Umgang mit dem CAT-Tool oder den Bereichen Terminologiemanagement, Post-Editing etc. eine Möglichkeit sein, Mitarbeiter schneller und produktiver werden zu lassen. Nicht selten können auch interne Review-Schleifen verbessert werden. Langfristig sinken durch die Kompetenzentwicklung und Wissenssteigerung Kosten.

Einsatz von Machine Translation

Je nachdem, welche Textsorten bearbeitet werden, könnte auch der Einsatz von Machine Translation und Post-Editing (zumindest dort, wo es Sinn macht) ein Weg sein, der wesentliche Zeit- und Kosteneinsparungen bringt. Mithilfe der maschinellen Vorübersetzung ist ein menschlicher Übersetzer in der Regel deutlich schneller, kann somit mehr Text in kürzerer Zeit bearbeiten.

Aufräumen ist angesagt!

Nicht nur in der Zusammenarbeit mit einem Übersetzungsbüro sind saubere und gut gepflegte Ressourcen von Vorteil. Je besser der Zustand von Translation Memories und Termdatenbanken ist, desto weniger Unklarheiten und Inkonsistenzen gibt es. Die Übersetzungen gehen zügiger von der Hand, es gibt weniger (interne) Rückfragen und es muss hinterher nicht alles mühsam angepasst werden. Es lohnt sich also, an dieser Stelle anzusetzen, um Einsparungen zu erzielen.

Möchten auch Sie das volle Potenzial Ihrer internen Übersetzungsabteilung ausschöpfen, skalierbare Prozesse schaffen, die Produktivität steigern und Kosten senken? Lassen Sie Ihre Prozesse bei einem Gespräch durchchecken.

 

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Die im Text gewählten personenbezogenen Bezeichnungen sollen sich ausdrücklich auf alle Geschlechter in gleicher Weise beziehen. Soweit im Text die männliche Form gewählt wurde, geschah dies aufgrund der besseren Lesbarkeit. Hintergründe zu unserer Entscheidung finden Sie in unserem Artikel So lebt MEINRAD das Thema Gleichberechtigung und gendergerechte Sprache.

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