Bei der Auswahl eines Übersetzungsbüros setzen viele auf Probeübersetzungen und entscheiden anhand dieser, mit welcher Agentur sie zusammenarbeiten. Vor allem, wenn das Übersetzungsvolumen groß ist und auch andere Services und Unterstützung im Übersetzungsmanagement benötigt werden, sollte ein Übersetzungsbüro aber auch auf seine technischen Kenntnisse und eine professionelle Arbeitsweise geprüft werden. Das spart langfristig Kosten und erleichtert den Arbeitsalltag.
Übersetzen hat in erster Linie etwas mit Sprachen und Sprachenmanagement zu tun, aber nicht ausschließlich. Im Vorfeld der Zusammenarbeit mit einem Übersetzungsbüro Probeübersetzungen anzufordern, ist daher zwar ein probates Mittel, aber man sollte ein Übersetzungsbüro nicht nur auf sprachlicher Ebene testen. Für eine langfristige Zusammenarbeit, von der Sie profitieren und mehr als nur Übersetzungen, sondern eine echte Hilfe in Ihrem Arbeitsalltag bekommen, sind andere Faktoren mindestens genauso wichtig wie die sprachliche Qualität. Achten Sie bei der Wahl besonders darauf, ob das Übersetzungsbüro folgende Kriterien erfüllt:
- Einsatz moderner Technologien (spart Zeit und Geld)
- Aufbau und Vorhandensein effizienter Prozesse
- Zertifizierungen
- Datenschutz und IT
- Unterstützung beim Reporting durch Liefern von Kennzahlen
- Laufende Evaluierung/Verbesserung der Zusammenarbeit durch regelmäßige Jour fixes
- Möglichkeit eines Rahmenvertrags
- Rundumservices als echte Unterstützung im Arbeitsalltag
1. Moderne Technologien im Übersetzungsprozess
Moderne Technologien spielen eine wesentliche Rolle im Übersetzungsprozess. Von Translation-Memory-Systemen, der maschinellen Übersetzung bis hin zur Workflow-Automatisierung – ohne Technologie geht’s zwar (teilweise) auch, aber für einen effizienten und kostengünstigen Übersetzungsprozess ist diese unabdingbar. Um Kosten und Zeit zu sparen, sollte die Wahl auf ein Übersetzungsbüro fallen, das sich nicht nur mit moderner Technologie auskennt und diese nutzt, sondern auch ständig up-to-date über Neuerungen und den sich daraus ergebenden Möglichkeiten ist. Vor allem bei großen Übersetzungsvolumina werden auch Schnittstellen ein Thema. Manuelle Arbeiten wie Copy-und-Paste sind nicht nur fehleranfällig, sondern insbesondere zeitraubend. Achten Sie also darauf, dass das Übersetzungsbüro Integrationsmöglichkeiten für Ihr CMS oder Ihr Code-Repository anbietet. Ihr zukünftiges Übersetzungsbüro sollte sich flexibel in Ihre Systeme und Workflows integrieren können.
2. Prozessgestaltung
Einfach drauf los übersetzen und das vielleicht in 30 Sprachen – damit kann die Zusammenarbeit zwar beginnen, muss sie aber nicht. Idealerweise wird zunächst das Augenmerk auf die Prozesse gerichtet. Gut geplant ist halb gewonnen. Das sollte aber nicht chaotisch und langwierig sein. Wenn das Übersetzungsbüro Ahnung vom schlanken und agilen Prozessaufbau hat, können die Vorbereitungen schnell und effizient umgesetzt werden.
3. Zertifizierungen
Ein weiteres Kriterium für die Auswahl von Sprachdienstleistern sind Zertifizierungen. Im Übersetzungsbereich sind die gängigsten Zertifizierungen die ISO 17100 und die ISO 9001. Sie stellen sicher, dass Übersetzungsqualität und Projektmanagement höchsten Ansprüchen gerecht werden und während des gesamten Prozesses nichts dem Zufall überlassen bleibt. Für den Medizintechnik-Bereich ist die ISO 13485 entscheidend. Ist das Übersetzungsbüro danach zertifiziert, haben Sie beim Lieferantenaudit wesentlich weniger Aufwand (mehr dazu und weitere Vorteile hier). Speziell für Machine-Translation und Post-Editing gibt es die ISO 18587. Sie definiert Anforderungen an den Prozess der menschlichen Nachbearbeitung von maschineller Übersetzungsleistung und die Kompetenzen der Post-Editoren. Achtung: „Wir arbeiten nach ISO-Norm” ist nicht gleich „ISO-zertifiziert”.
4. Datenschutz und IT
Ebenso wichtig wie die Qualität der Übersetzungen ist der Datenschutz. Prüfen Sie genau, wie mit Ihren Dokumenten und Daten umgegangen wird und welche Möglichkeiten es für den Datenaustausch gibt. E-Mails mögen zwar praktisch sein, sind aber gerade für sensible (und auch große) Dateien nicht empfehlenswert. Vor allem in Hinblick auf die Verwendung von Machine Translation sollte der datenschutzrechtliche Aspekt nicht außer Acht gelassen werden. Das Übersetzungsbüro sollte nur solche Machine-Translation-Tools verwenden, bei denen Ihre Daten sicher sind. Mehr dazu hier und in unserem E-Book:
5. Unterstützung beim Reporting
Effiziente Prozesse und kosteneffiziente Übersetzungen sind kein Zufall. Ein Übersetzungsbüro sollte betriebswirtschaftliche Kenntnisse haben und Ihnen somit auch Ihr Reporting erleichtern. In diesen Bereich fallen: Erarbeiten einer klaren Vision, Definition von Zielen und Kennzahlen, Aufbau von Reporting-Prozessen und die Überwachung des Fortschritts. Für Ihre Berichte können Ihnen regelmäßig Zahlen geliefert werden (möglich ist auch ein Dashboard für Echt-Zeiteinblicke in erzielte Ersparungen und Tätigkeiten im Bereich Übersetzungsmanagement).
6. Laufende Jour fixes
Ihr Übersetzungspartner sollte sich Zeit für Sie nehmen. Dementsprechend sollten Sie in Erfahrung bringen, ob es die Bereitschaft für regelmäßigen Austausch gibt. Schriftliche Kommunikation ist für vieles ausreichend, aber um Ziele, Fortschritte, To-dos, Feedback usw. zu besprechen, sind regelmäßige Meetings wichtig. Zu Beginn der Zusammenarbeit sind diese wahrscheinlich häufiger nötig als später.
7. Rahmenvertrag gestalten
Ein „lockeres Verhältnis“ ohne gegenseitige Verbindlichkeiten mag auf den ersten Blick eventuell reizvoll erscheinen. In der Praxis ergeben sich dadurch aber mitunter beträchtliche Schwierigkeiten. Ist nirgends festgelegt, wer was und wie erbringt, ergeben sich viele Unklarheiten. Daher empfiehlt es sich, immer einen Rahmenvertrag zu gestalten, der echten Mehrwert für beide Seiten bietet. So kommen keine unliebsamen Überraschungen auf und Transparenz ist gegeben. Prüfen Sie, ob Ihnen ein Rahmenvertrag angeboten wird.
8. Full-Service-Angebot
Für nur gelegentliche Übersetzungsaufträge ist dieser Punkt vernachlässigbar. Nicht jedoch, wenn Sie regelmäßigen Bedarf an Übersetzungen in unterschiedliche Sprachen, unterschiedlichen Dateiformaten und unterschiedlichen Service-Levels/Dienstleistungen haben. Dann lohnt es sich, auf ein Übersetzungsbüro zu setzen, das alles aus einer Hand liefert und Ihnen im Idealfall echten Mehrwert und Unterstützung im Alltag liefert. Versuchen Sie, in Gesprächen herauszufinden, um welche Arbeiten und Aufgaben sich das Übersetzungsbüro kümmern kann. Auch wenn Sie manche Services vielleicht nicht (ständig) benötigen, ist es gut, wenn Sie im Bedarfsfall darauf zurückgreifen können. Suchen Sie nicht einfach nur ein Übersetzungsbüro, das Ihre Texte übersetzt, suchen Sie einen Partner. Und zwar einen, der für Sie mitdenkt und nicht umgekehrt! Sein Ziel sollte sein, Ihren Arbeitsalltag zu erleichtern.
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